文件控制程序1.0目的对质量管理体系文件及所有与质量管理体系文件有关的文件进行有效控制，确保质量管理体系文件的适宜性、有效性、完整性、准确性。2.0适用范围本标准适用于管理中心质量管理体系文件，及所有与质量管理体系有关的文件的控制。3.0职责品质管理部负责管理中心质量管理体系文件的整体控制；人事行政部负责管理中心内部行政资料的起草、下发、保存，重大业务合同的保管及外来文件的登记、传递、保存的控制；客户服务部1）负责一般业务合同的保管及相关文件资料的收集管理工作；2）负责所辖物业的图纸、技术资料的收集、管理工作；3）负责所辖物业范围内的住户档案，装修档案等文件资料的保管控制；各部门应对在质量管理活动中产生的质量记录按规定要求进行保存。4.0工作程序4.1与质量管理体系有关的文件4.1.1质量管理体系文件包括：质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表格、各部门工作手册（由各部门有关的质量管理体系文件及相关文件组成）；4.1.2管理中心内部行政文件及资料：是指管理中心为规范内部管理，以管理中心或以管理中心各部门名义下发的文件、总公司下发的红头文件等；4.1.3物业管理服务文件：是指管理中心为实施物业管理服务所产生的各种服务性的业务文件等，包括提供各项服务的服务合同；4.1.4法律、法规及外来文件：主要包括适用的国家法律、法规和行业标准、上级部门的业务指导性文件及顾客提供的图样、技术标准等。质量管理体系文件的控制4.2.1批准与发放1）质量手册由管理者代表组织编写和审核，经理批准后发布，发至各部门负责人；2）质量管理体系程序文件由品质管理部组织编写，各部门负责人审核，管理者代表批准，发至各部门负责人和相关工作人员；3）作业指导书和质量记录表格由各部门负责人组织编写并审核批准，发至相关部门（班组）员工；4）各部门工作手册由品质管理部编制，管理者代表批准，发至各部门负责人；5）外来文件由人事行政部登记、呈报、传递和存档。4.2.2文件标识与编码见作业指导书《公文处理工作规程》。4.2.3文件复制1）《质量手册》、《程序文件》、《部门工作手册》由品质管理部统一复制发放；2）《作业指导书》、《质量记录表格》的复制由部门文件管理员（兼）申请，部门负责人批准后方可复制。4.2.4发放与保管的控制1）品质管理部在质量管理体系文件发放前应对发放的受控文件按要求加盖受控章及分发号并编制《文件发放登记表》；2）各部门应指定管理人员负责领取保管受控文件，同时应保证受控文件使用的是有效版本；3）文件领用人应在《文件发放登记表》领用人栏中签名确认领取注有分发号和加盖“红色”受控文件印章的受控文件；4）需二级转发的文件，二级转发部门也应执行上述规定；5）当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人文件复印，应到文件发放部门办理领用手续；本管理中心范围内不允许出现未加盖红色“受控文件”章的受控文件；6）当出现文件严重破损影响工作时，应按5）条规定到文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件；新文件的分发号沿用原文件分发号，文件发放部门应将破损文件销毁并记录；7）当使用文件出现缺页影响工作时，应按5）条规定到文件发放部门办理补页手续，补齐缺页后的文件正常使用;8）当文件使用人将文件遗失时，应按5）条规定到文件发放部门办理领用手续，文件发放部门应更换新的分发号，并注明原分发号作废；必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用；9）质量记录表格发放时勿须加盖“受控文件”章，各部门保存质量记录，记录应按册加盖“受控文件”章。4.2.5文件的更改控制1）文件需要更改时，应由文件更改提出人或提出部门填写《文件更改申请表》，注明更改原因及更改后内容提交原文件编制部门；2）文件更改的审核、批准应按原文件的审批程序进行；3）文件的更改由品质管理部负责，并在更改文件的更改页码上注明更改状态和更改生效时间，填写《文件更改记录表》；4）品质管理部按《文件发放登记表》的发放范围发放修改后的文件及《文件更改通知单》收回作废文件并记录;5）各部门质量记录表格的变更或修改，由部门负责人审核批准，报品质管理部备案保存，并撤消旧版本，使用新版本；6）通用质量记录表格的变更修改由品质管理部提出并按本节的相关规章执行。4.2.6文件的换版及作废控制1）文件经修改起过5次或修改内容超过该文件的50%时，旧版本文件作废，换发新版本；（1）换版时只需在《文件更改通知单》内说明更改要点；（2）更改文件需明确更改相应受控文件的版本号和生效日期；（3）质量记录表格修改的同时应给予换版。2）作废文件由品质管理部按《文件发放登记表》收回并记录，并加盖兰色“作废”印章，或由品质管