档案管理制度第一章总则第一条为做好XX投资管理有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，规范档案管理活动，有效保护和利用档案，促进档案工作为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及档案工作相关国家标准，结合公司实际情况特制定本管理制度。第二条本制度所称的档案是指公司从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的有保存价值的各种文字、图纸、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电子文档、照片、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条本制度适用于公司及全体员工。第二章档案的分类第四条档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要求一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。第五条公司档案大致分为以下几类：（一）证照类目：营业执照及各类证照、年检资料、公司章程、各类资质、荣誉证书等。（二）文件类目：董事会文件、外部来文（政府职能部门往来文件）和内部发文。（三）制度、法规类目：各类管理制度、业务流程、国家行业法规等。（四）合同类目：分内部管理合同和业务合同两种。（五）经营类目：战略发展规划、经营计划、年度月度计划及总结、客户信息资料、项目资料、销售资料等。（六）会议纪要类目：各项经营例会及其他重要会议的纪要等。（七）资产管理类目：办公设备、固定资产档案文件等。（八）会计类目：各种财务凭证、报表、会计账册等。（九）人力资源类目：个人档案、招聘、绩效、劳动合同文件等。（十）法务审计类目：法务、风控、审计类文件。（十一）题赠性资料类目：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。（十二）技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料、报批报建资料等。（十三）信息宣传类目：公司各种宣传及印刷资料、影音文件、实物资料、市场调研资料、业务资讯、考察资料等，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。（十四）电子文件类目：所有档案的电子文本或录音文本的档案。第六条档案编号（一）档案分类各级名称经确定后，应编制《公司档案编号管理参照表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。（二）档案分类各级名称及其代表编码一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。（三）公司档案员负责对公司各类文件材料的收集、整理，按照《公司档案编号管理参照表》要求“对号入座”进行分类、编号、归档工作，各部门配合公司档案管理工作。（四）公司综合部和公司各部门需要按照《公司档案编号管理参照表》上要求，明确相关文件的归档部门和管理权责，由各部门负责立档的文件，需由各部门指定档案管理员按照管理要求统一进行编号、归档工作。第三章档案管理机构的设置及基本要求第七条公司设立档案室，隶属于综合部，并设置专职档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。第八条综合部根据公司范围内的档案性质划分为以下几个日常具体管理单位：（一）公司档案室。（二）各部门内部资料室。（三）财务部。（四）人力资源部。综合部负责统一指导、监督此四类档案管理单位的档案管理，包括档案的形成、积累、整理和递交工作。其中公司档案室、资料室由综合部直接管理，其他两个单位日常自行管理。第九条实行维护档案完整与安全的原则各管理单位在经营、管理、发展过程中形成的各类档案的所有权归公司所有。各部门内部形成的文件、规定、资料等必须规范管理，确保完整、安全，并主动提交公司档案室存档。综合部对上交给公司档案室的档案的安全性、完整性负责。第十条实行档案标准化与信息化建设同步原则档案管理应按照要求做到规范、及时的归档，尽力实现档案的标准化、程序化管理。档案信息要录入电脑，并把纸质档案扫描成电子版存档，实施档案的信息化管理。档案的信息内容应当包括但不限于：档案的名称、生成部门、生成时间、类别、保管期限、件数、页数、存放位置、借阅记录、销毁记录等。第四章档案保管权限范围、保管期限第十一条公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级。（一）公司级档案应按标准规范进行分类，规范档案编号和档案标签，并建立电子与纸张分类目录。（二）各部门资料档案管理必须设兼职的档案管理员，制定明确的各部门、各公司档案管理员岗位职责，规范档案管理工作，明确各部门、各公司档案与公司档案的归管理。第十三条归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为永久和定期，定期按文件材料的保持价值分为1年、5年、15年。（一）永久保存：1、公司成立、合并、撤消、更改名称、启用印章及公司章程、营业执照、生产经营许可证、法人代码变更；直属、控股、参股企业设