我们将根据“会前计划会议类型、启动提前预约机制、组织隐性会议服务、严格信息保密机制、会后及时总结改进”。1）会前计划会议类型：我们将事先根据会议类型、会议级别、与会领导、会议时间、参加人数、所需设备等分级制定详细的会议接待预案。具体分为培训会务方案、常规接待会务方案、重大会议接待方案等，如重大会议接待方案，我们就细分为领导接待预案、兄弟单位领导接待预案、重大病情研讨会等。对于每个接待方案，会前的准备时间、室内空气质量、空调温度、桌椅安排、鲜花摆放、音响调试、资料发放、安全保密级别、会中茶水端送、应急方案处理等内容制定详细规定，并报会议中心相关部门领导确定，提前做好相关的准备。例如：会场的布置方案，我们将根据会议中心文化特点，会议类别、级别等，进行专业化设计，准备多种会场布置方案，供会议中心相关部门选择，方便各方面工作，提高办事效率。2）启动提前预约机制：我们在接到会议中心会议组织通知后，物业服务中心调度员根据会议类型，立刻启动相应会议预案，如查询在册会议安排，询问是否发生会议冲突，选择相应会议管理方案，协调相关会务人员及时到位等，整个会前准备力求快速、到位，忙而不乱。3）组织隐性会务服务：会议召开最忌讳的是会中出现音响、投影、电力设备等机械故障以及服务不到位软性不满。鉴于此情况，我们将在会前多遍检查、试运行的基础上，做好会中控制工作，准备多套会议设施设备以备不时之需。同时对会场服务人员严格工作标准，提倡无声音、无遮挡微笑服务等零干扰服务。如会场服务人员每隔15分钟主动添茶水一次，进出会场后门绕行，轻手轻脚，茶托塑胶质地，茶水轻沏轻放等。音响、电力等管理人员随时监控异动，保安人员根据会议重要程度定时或不定时进行巡查必要时安排礼宾岗等等。通过这些，我们力求会议快捷、高效，从而实现会务管理标准化。4）严格信息保密机制：会议中心作为省内一流的会议中心，成为许多其它会议中心竞相学习的对象，如何避免信息外泄，也是我们管理的一个重点，尤其是会议中心领导办公区域及重大会议信息。我们要求，分公司所有员工在聘用之初就进行严格政审，同时针对工作岗位特点，分别给于不同程度的轮岗调换、保密培训及处罚条例。5）会后及时总结改进：针对每次会议，一方面，我们都会在会后抽样发放意见调查表，就会议组织的各项工作，进行调查分析，不断改进；另一方面我们也会会后总结，就会议整个组织过程，工作流程情况不断优化改进。