微软的人力资源系统2因为使用了微软公司的ActiveX控件和VisualBasic等技术，HeadTrax系统提供了友好的登录界面，甚至无需对员工进行培训，即可让员工轻松地在系统帮助文件的协助下完成相关操作。同时，由于HeadTrax是基于MicrosoftWindowsNT技术和结构化查询语言SQL之上开发出来的，这一点使得微软公司可以方便地对HeadTrax进行升级，及时将最新的版本通过公司内部网络下载到员工的计算机中。HeadTrax还可以很好地与其他微软的办公软件集成，例如，用户可以将HeadTrax中的人力资源信息导入MicrosoftExcel中，或是在HeadTrax环境下调用MicrosoftVisio2000产生和修改组织结构图，并根据各种特征——如全名、电话、号码、办公室号码、部门编员等来制作特制的图表视图。虽然微软暂时还无法统计出HeadTrax在消除丢失的或不完整的文牍和数据输入时间上给公司节省的时间和精力的确切数字，但是在使用HeadTrax之前，微软原先的人事流动管理系统每年最多也只能处理10000次人事变动。而到目前，HeadTrax每个月处理大约25000次人事变动，在24小时内就能够反映90%的不再需要经过人力资源部的评审和批准手续的人事申请。HeadTrax每天都能为微软ERP系统更新数据，也使得微软公司能够以相当于以前3倍的速度处理其他人力资源工作，并且促进和拉动了微软公司其他职能管理，诸如会计核算中关于工资薪金支付方面工作效率的提高。二、人力资源信息系统及其作用从以上对微软公司内部开发使用的人事管理软件HeadTrax的介绍，我们不难发现人力资源信息系统对提高企业运行效率的意义。在这里，我们将人力资源信息系统定义为一个旨在为人力资源管理决策提供必要的信息的计算机系统，包括相应的硬件、软件和数据库。企业使用人力资源信息系统来获取、存储、分析和传送有关企业雇员状况的信息。人力资源信息系统既可以作为直线经理日常工作的支持性工具，也可以为企业人力资源主管参与企业发展战略的制订提供必要的信息。企业使用人力资源信息系统的主要优势在于：1.改善企业人力资源管理的效率。在使用人力资源信息系统之后，人力资源管理人员可以将数据的保存和分析计算工作交由相应的程序来处理，减少处理大量纸质文件的时间。更重要的是，雇员资料、考勤记录等人力资源数据记录工作的自动化可以大大提高人力资源管理工作的效率，一方面使人力资源管理者从繁忙的文件处理工作中解脱出来，腾出时间来考虑组织和雇员的实际需求。另一方面通过对人力资源数据流程的进一步改善，以期从相应的部门获得更多有价值的信息，为企业战略的制定提供帮助。这样，企业人力资源管理部门就可以真正实现从“成本消耗”部门向“价值创造”部门的转变。2.提高企业人力资源管理的水平。企业使用人力资源信息系统的第二个好处是使企业的人力资源计划和控制管理定量化。人力资源信息系统的建设必然会要求企业提供适合于本企业雇员绩效考核、薪酬和福利管理等工作的一系列指标;人力资源信息系统提供的数据使得管理者在进行管理决策时能够做到有根有据，而不是依据经验和直觉做出决策，促进企业实现人力资源管理工作的科学化和规范化。比如，当企业人力资源管理人员进行雇员流动率分析时，传统的方法是用手工方法对企业不同业务部门雇员的教育背景和任职时间长短等因素进行考察。而在配备了人力资源信息系统之后，系统可以依赖相应的软件迅速对近期影响企业雇员流动率的关键因素进行排序。3.增强企业员工的组织认同感。如果企业将人力资源信息系统建立为一个开放式的系统，对企业内不同的员工授予相应的访问级别，员工可以通过人力资源信息系统，比如说，呼叫中心和公司的局域网，来了解自己的医疗保障计划、累积休假，或是登记修改个人的信息，如结婚生育，资格证书的获取和申请公司内部空缺职位的意向等。例如，MCIWorldCOM有一个通过交互式声音应答系统和人力资源代表加以完善的呼叫中心，为员工提供了持续访问公司内部局域网，查看福利信息以及其他与工作有关信息的路径。公开的问卷调查显示，公司中大约98%的员工通过互联网界面修改和更新福利信息。通过这些措施，企业可以增加管理工作的透明度，赢得员工更多的信任，从而提高员工的组织认同感和忠诚度，促进生产效率的提高。三、人力资源信息系统的建立今天，各种各样的信息技术都可以为人力资源信息系统的建立提供帮助。比如，呼叫中心、局域网技术等。然而，应慎重地根据企业规模、发展速度和阶段、经营业务范围和地域以及企业信息化水平来选择合适的人力资源信息系统及其实现形式。例如，处于企业生命周期初级阶段的新兴企业，规模较小、发展速度较快而资金有限，可以采取外包的形式或是租用人力资源信息系统;而规模较大、增长稳定的、管理比较规范的企业则