物资采购管理规范1目标确保采购协议有效管理和控制。2适用范围适适用于工程建设物资采购协议管理。其它物资采购参考本规程对协议进行管理。3职责3.1采购部负责采购协议拟制、实施及归档管理；3.2行政部负责企业协议专用章刻制、发放及使用管理监控。3.3董事副总经理负责采购协议审批及签署。作业内容4.1采购协议拟制、审批。4.1.1采购员依据采购计划和需要采购物资，从《合格供方名单》选择相关供方进行洽谈，协商采购及协议签署相关事宜，并请供方提供报价单。4.1.2依据洽谈情况，采购员拟制《采购协议》草案，经采购部经理审核，报董事副总经理审批。《采购协议》条款中应包含内容为：a)物资名称、规格、型号、等级、花色；b)数量、价格及交货日期；c)包装要求(包装标准和包装物供给和回收)；d)质量要求或技术标准；e)服务要求；f)验证方法及实施标准；g)不合格物资处理；h)运输方法及费用负担；i)结算方法；j)违约责任；k)协议变更事项；l)其它事项。4.1.3经同意后协议由行政部加盖协议专用章，董事副总经理签字后，送供方盖章签字生效实施。4.1.4协议正式份数及所派发单位(部门)按协议要求要求实施。4.1.5应优先选使用方法规或国家行政主管部门推荐协议示范文本。4.2采购协议推行4.2.1采购员在采购实施过程中，严格实施协议条款内容，不得损公利己，谋取私利。4.2.2采购员应不定时跟踪采购协议实施情况，传输、反馈供需双方信息和要求，对协议实施中存在偏差或问题立即上报，并采取改善方法，做好统计。4.2.3在协议推行中，应明确要求并实施下列各项：a)计量方法：协议中应注明所采取计量方法，并明确要求计量单位。协议中供方发货时所采取计量单位和计量方法，应和协议中所列计量单位和计量方法一致，并在发货明细表或质量证实书上明确要求，方便利协议需方检验。运输中转单位也应按供货方发货时所采取计量方法进行验收和发货。建筑材料在运输过程中，轻易造成自然损耗，如挥发、飞散、干燥、风化、潮解、破碎、漏损等。在装卸操作或检验步骤中换装、拆包检验等也全部会造成物资数量降低。这些全部属于途中自然减量。途中自然减量处理要求，由双方制订，并在协议中注明。b)验收依据：●供货协议具体要求；●供方提供发货单、计量单、装箱单及其它相关凭证；●国家标准或专业标准；●产品合格证，化验单等；●图纸及其它技术文件；●当事人双方共同封存样品。c)验收内容：●查明产品名称、规格、型号、数量、质量是否和供货协议及其它技术文件相符；●设备主机、配件是否齐全；●包装是否完整，外表有没有损坏；●对需要化验材料进行必需物理化学检验；●协议要求其它需检验事项。d)验收方法：●驻厂验收。即在制造时期，由需方派员驻供货生产厂家进行材质检验；●提运验收。对于加工订制、市场采购和自提自运物资，由提货人在提取产品时负责检验。●接运验收。由接运人员对整车和零担抵达物资进行检验，发觉问题，应该场作出统计。●入库验收。这是大量采取正式验收方法，由仓库管理人员负责数量和外观检验。e)验收中发觉数量不符处理：●供方交付建筑材料多于协议要求数量，需方不一样意接收，则在托收承付期内能够拒付超量部分货款和运杂费。●供方交付建筑材料少于协议要求数量。需方可凭相关正当证实，在货到十天内将具体情况和处理意见通知供方，不然即被视为数量验收合格；供方应在接到通知后十天内作出回复，不然即被视为认可需方处理意见。●发货数和实际验收数之差额不超出相关主管部门要求正、负尾差，合理磅差，自然减量范围，不按多交或少交论处，双方互不退补。f)验收中发觉质量不符处理：假如在验收中发觉建筑材料不符合协议要求质量要求，需方应将它们妥善保管，并向供方提出书面异议。通常应按以下要求办理：●建筑材料外观、品种、型号、规格不符合协议要求，需方应在到货后十天内提出书面异议。●建筑材料内在质量不符合协议要求，需方应在协议要求条件和期限内检验，提出书面异议。●对一些只有在安装后才能发觉内在质量缺点产品，除另有要求或当事人双方另有约定期限外，通常在运转之日起六个月以内提出异议。●在书面异议中，应说明协议号和检验情况，提出检验证实，对质量不符合协议要求产品提出具体处理意见。g)验收中供需双方责任确实定：●凡所交货物原包装、原封记、原标志完好无异状，而产品数量短少，应由生产厂家或包装单位负责。●凡由供方组织装车或装船、凭封印交接产品，需方在卸货时假如车、船封印完好无其它异状，但件数缺乏，应由供方负责。这里需方应向运输部门取得证实，凭运输部门编制统计证实，在托收承付期内能够拒付短缺部分货款，并在到货后十天内通知供方，不然即被认为验收无误。供方应在接到通