工程信息管理论文：工程管理信息系统在上海青草水源地项目中的应用摘要该文介绍了上海青草沙水源地工程项目管理信息系统的由来、设计原则以及功能要求,阐述了系统如何通过搭建结构框架来提高项目管理水平,又如何应用J2EE架构来解决平台技术上的难点。关键词:流程管理投资控制J2EE架构安全模式上海青草沙水源地项目,是由3大主体、9大工程所组成,规模浩大且工地分散,9个工程同时开工建设,信息量大。为了使项目能够顺利地进行,各类信息的及时发布与各工程之间的沟通尤为重要。为此,青草沙水源地项目在工程开工初期即开始构建项目的信息管理系统。1系统设计原则1.1安全、可靠性由于该项目为国家重大投资项目,信息、数据多且重要,因此,系统的平台、网络、服务器以及应用程序须安全可靠。1.2开放性由于项目的建设过程中会运用到预算、算量、招标等多种工具软件,而上级单位已经在使用OA系统和项目管理信息系统,因此,该系统在设计时不仅需要考虑与上级单位系统的数据对接和后期与多种工具软件的可能接口,而且还应符合国际通用的标准。1.3适用性软件的设计应贴合上海青草沙投资建设发展有限公司实际的管理职能及管理流程。1.4可扩展性系统应能按照使用方的要求,方便而且快速地增加功能、流程和模块。1.5强权限原则作为一个管理系统,系统应该满足强权限控制的要求,杜绝任何越权操作行为的发生。2系统的设计方案2.1管理的规范化上海青草沙投资建设发展有限公司的组织架构,是由总经理办公室、总师室、前期部、工程部、计划合同部、财务部及办公室等7个部门和分散在长兴岛、浦东新区、南汇区的9个工程管理部组成。在实际的业务操作中,有大量公司本部各部门之间、公司本部与各工程管理部之间的审核、批复等往来文件需要处理。经过与开发单位反复沟通后认为,可以用BPM(流程管理)的方法来解决此问题,即根据项目实现目标的要求建立起一系列的业务流程[1]。因此,在系统正式设计之前,先做了一次标准的ISO9000结合BPM管理的管理咨询,目的在于梳理现有的流程,明确每个步骤的责任人,使管理更为规范、优化、合理,以提高工作效率。具体操作如下:①以APQC(美国生产力标杆协会的流程管理框架模型)[2]为主结构,对整个公司的流程作梳理分析,制定功能流程图;②将功能流程图中的每一项内容,分解成一条作业流程,明确该流程的发起人、关联人、业务要求等等;③对复杂的流程做出作业指导书,供相关人员参考[3]。该项目选择了IBM公司针对工作流程和文档信息管理的协作平台———LotusDomino/Notes。此平台是目前为止进行流程管理的最好平台。在分析了项目管理过程中的管理重点后确定:232009年第23卷第6期①由于系统要反映的是项目管理,因此,该设计不按部门划分管理模块,而是根据项目管理的主要功能来划分模块;②合理安排流转顺序。除了制度所规定不能变动审批顺序的重要审批节点外,其余并列的会签部门领导,本着谁在谁先审的原则选择会签人。当有会签人在审批时提出异议,合同便重回提交人处,作出调整后继续会签。这样,文档的提交人(包括每一流程涉及人员)就能从视图上明了当前文件的位置,每一会签人又能根据实际情况将文件流转至能尽快做出批复的相关人员处,大大地节约了审批流转的时间。在系统设计上,还事先约定了每一流程中会签人的审批时间限制,若时间到了还未进行审批,系统即自动认定文档已通过审批。2.2工程建设中的投资控制2.2.1从工程造价开始管理造价文档主要有投资匡算、批准概算、施工图预算、拆标段概算以及招投标预算、决算等6项。该项目以上海市建交委批复的概算金额为投资控制的基准,以招投标时的中标金额为投资控制的目标值,将所有的合同插入到所属的概算中,将所有的支付与合同挂钩(非合同的支付采用虚拟合同的形式解决)。以合同完成后的结算审定价与上述前2项作对比,最终在项目结束后产生结算金额,做到与上述后4项对比(由于合同的完成有先后,因此,系统每月生成一张对比表,显示动态的数据关系)。2.2.2严格管理项目的变更及合同签证每当项目发生变更审批时,系统将会给出该项目变更的累计数、对所属概算的影响率、变更所涉及金额对项目投资的影响率,为决策者是否同意变更提供依据。合同签证由于金额小、频率高,一向容易被忽略,为此,系统将合同签证分为由变更单而起的与非变更单而起的两类,并提示若签证成立对合同价的影响、对所属概算的影响,便于财务监理做出判断。同时,将累计已发生的金额生成月报表,让管理人员对工程款的使用、支付、目前余额等清晰明了,若有金额超出控制目标的趋势,相关决策人员便能马上作出控制最终结算金额的决策。2.2.3设置各项预警提示措施合同付款是否超该合同的预警线、是否超该合同所属概算的投资控制目标值、变更后是否超投资控制目标值、变更引起的合同签证金