物资采购管理步骤审核：制作：编号版次生效日期第页共页1、目标为加强酒店采购管理，能够适时、适量、适价提供各项采购物品，以确保酒店正常运行。2、范围：凡本酒店各部门为确保酒店正常运转所需各类物资采购及外加工。3、权责：3．1各使用部门：提出正当申购；3．2采购部门：正常采购实施和管理；3．3主管部门：审核采购需求，监督管理采购行为；3．4合约审查部门：副总以上人员核准。4、定义：4．1协议：为确保供需双方进行正常交易而签署含有法律效力文件。4．2物资：酒店各部门为确保正常运转而所必需全部物料、食品。5、作业步骤图（见附图）6、作业内容：6．1申购；6．1．1计划申购：6．1．1．1各仓库管辖品种范围，应以最高库存量和最低库存量为标准，物料申购由相关使用管理部门负责在每个月25日前报出下月申购计划，食品申购则由食品仓库以采购周期及库存量提出立即申购。6．1．1．2各部门所需领用常备品种以外物资，应在每个月20日前编制领用计划，报酒店财务部，由酒店财务部统一编制申购计划报采购部。6．1．1．3直拨厨房、餐厅使用鲜活原料，由各餐厅经理和各厨房厨师长助理以上管理人员开“申购单”报食品原料仓库。6．1．2非计划申购：6．1．2．1凡预先未作计划，且又超出仓库常备物品范围，按非计划性申购程序申报。6．1．2．2凡零星、急用、特殊性、偶发性急需物品，由驻店经理审定安排临时申购，购置后再补办申购手续，急需食品原料，可由厨师长审定办理临时性申购和特殊申购。6．1．3申购程序：6．1．3．1物料：财务部每个月25日送达申购计划，必需标明：品种、规格、计量单位、数量、单价、金额、预定入库日期，各部门临时申购单类似，但须经部门经理、财务经理、采购经理合签、仓库主管审核。6．1．3．2食品：隔天预订直拔厨房食品原料，必需在前一天下午20：30前将由厨师长助理以上管理人员签署“食品原料进货申请单”交到采购部食品仓库。申请单必面具体标明品名、规格、数量。属仓库范围，其申购由仓库领班开列一式三联“食品原料申购单”经部门经理签署后进行申购。6．1．4需对外发包工程，则由采购部会同工程部一起协调，工程部确定具体方案要求，采购部询价发包，验收时则需工程部和仓库会同进行。6．1．5设备维修类，标准上联络原供给厂家要求负责维修，若已过保修期，自己能修则由采购部购置零件，工程部维修；不能修由采购部另找厂商维修。6．2审核：6．2．1计划性申购依据仓库实际存货情况由仓管员提出，经仓库主管、财务经理签字方能生效；6．2．2属于非计划性采购或临时采购，须经部门经理、财务经理、采购经理合签审核；6．2．3采购部门收讫申购计划后，应按相关内容进行分类，着手组织落实货源同时立即向使用部门确定有没有购置必需，并将相关落实情况立即反馈相关部门。6．3协商、洽谈，供给商寻求及定价作业。6．3．1采购员依据所需采购物品，在合格供给商名册中找三家厂家进行询价、比价、议价作业（若名册中无，另按合格供给商管理程序方法找）；6．3．2临时性或零星采购则由采购员直接进行购置，手续不齐随即补办有关手续；6．3．3农副产品定价程序为：依据价格调查表提供数据，验收人员和供方进行报价查对，进行初步议价；再由采购人员进行复议，最终经部门经理审定、签署，凡经以上三道程序价格为有效。6．4合约申批：6．4．1对各供给商经过比较、洽谈后，依据申购计划选择最好供给商，签订相关协议或统一协议文本，明确买卖双方权利、义务、运输及结算方法等，方便双方共同遵行。6．4．2协议草签后，必需交部门经理、相关部门经理、财务经理、副总、总经理及董事会审核认可后，方能加盖企业公章生效。6．4．3具体询价、订货方法：发传真、面谈及电话联络等。6．5跟催：6．5．1签署合约后采购部把信息立即反馈给使用部门或仓库，通知到货日期及其它相关事宜。6．5．2采购部人员应不停地和供给商联络、保持联络，确保物资能保质保量按时到货。6．6管理：6．6．1跟催：采购部确定购销行为进行跟催，直至顺利完成；6．6．2资料管理：交易完成后，应立即理清往来帐务。然后对相关资料合约进行整理存档，方便以后加以利用。6．7采购行为相关统计，依质量统计管理程序办理。7、相关文件：7．1供给商管理程序；7．2验收作业管理程序。8、使用表单：8．1请购单8．2进仓单8．3付款审批表8．4统一协议文书8．5开支凭证8．6安全库存量表