东博煤炭有限责任公司物资管理办法（试行）总则一、目的为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保公司各部门生产经营所需的物资供给，加强公司各项物资采购的监督管理力度，规范采购行为；结合公司实际，特制定本管理办法。二、适用范围：本公司物资采购，土建、矿建、设备采购，备品配件，机电产品、生产技改、大修项目、以及综合性原辅材料、行政物资采购。三、公司物资采购实行统一管理、集中采购、分级负责的体制。本办法所称物资采购管理包括物资采购计划、实施、仓储、供应等全过程的管理、控制和监督。四、物资采购遵守的原则1、未经审核批准的物资采购计划一律不得采购；2、库内已有的闲置物资首先使用，不得采购；3、凡本地区能解决的，不到外地采购；4、采购金额达到5万元以上的或外地采购的，必须签订经济合同；5、在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位；6、对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购。7、坚持集中采购，发挥规模优势；规范采购行为，实行阳光采购；第一章采购管理部门的职能职责公司供销部（以下简称供销部供应）统一管理公司物资采购工作，贯彻执行公司的各项规章制度、及时了解国家的相关政策变化，建立健全各项管理制度，完善业务流程；全面负责物资的询价、比价工作，所办合同的草拟、签定审批程序工作，实施招标前的供应商提供及联络工作；履行以下主要职责：1、负责物资采购管理制度及业务流程的制定；2、负责公司物资供应商管理；3、负责公司物资采购质量管理工作；4、负责大宗物资、原辅材料、设备、备品配件，机电产品、行政物资、工程项目所需物资的采购；5、负责所采购物资的质量索赔和供应商售后服务跟踪调查，参与供应商推荐和考核工作；6、负责询价后的计划接收，询价、比价审批及采购工作；7、执行集团公司合同管理流程及操作指南，参加本部门采购合同的谈判草拟、流程审批及合同签定工作；8、负责办理跟踪物资验收、运输、入库、交接、发票入帐、资金支付、合同终止等全过程的控制履行工作；9、执行货比三家的采购原则，掌握材料供应来源，并对其进行调研、分析，进行询价、比价，过程中的实施控制；并对供应商进行能力评估，建立供应商档案；10、联络、提供招议标厂家，做好招标前的询价工作；及时提供招标项目的技术资料、资质，厂家信誉等相关信息，供招标委员参考；11、负责对不合格产品的组织、联络、协调、处置工作；12、负责本部门各项资料汇总和存档工作；第二章物资的采购供应及监督一、公司对所属物资采购管理按年度进行考核，具体考核办法由总合管理部、财务部共同确定。采购前的控制由综合管理部对询价全过程的监督，财务应当对询价后全程跟进督查；二、公司和所属综合管理部、财务部门按照各自的职责范围，对物资采购工作进行定期或专项审计、监察，由监察部门对违规行为进行处理。违反本办法规定，有下列情形之一的，给予批评教育，情节较重的，按照《公司管理人员违纪违规行为处分规定》给予处分：1、未按照规定订立书面采购合同，或未按照规定方式进行采购的；2、无计划采购非应急物资，或盲目制定采购物资计划造成物资积压的；3、擅自采购未授权物资的；4、采购质量不合格物资的；三、监督部门要对供销部自行组织采购的物资要实行严格的监督检查，对采购行为可以采取实地调查、电话咨询、信息化查询，对采购方式是否实行了比价采购，采购价格与备案的（三方询价经审批后的）价格对照等手段进行监督；对采购质量要听取使用部门的反馈意见等有效地对采购的物资实施监督和管理。四、对生产急需、紧急抢险以及不可预料因素而急需材料、设备、配件的采购，电话请示分管领导后执行采购，采购结束后5天内必须补办有关手续（计划、审批单）。物资的管理一、采购审批权限：1、公司实行集中采购制，凡是需采购的物资必须由部门负责人审核，报公司主管领导审批后实施。采购物资计划实行动态管理，供销部根据实际情况及时进行调整。2、凡是公司内需采购的物资计划，根据权限报相关分管领导审批的：（1）采购概算在5万元以下的，由经办部门分管领导审批；（2）采购概算在5万元以上，30万元以下的，由经办部门分管领导、总经理审批；（3）采购概算在30万元以上的，由董事长/总经理或其授权人审批；（4）设备、固定资产等重大物资由董事长或集团公司高管审批；3、凡是需采购的物资计划未按规定执行审批程序的供销部一律不接收计划或实施采购。二、采购计划：1、物资采购实行计划管理。所有采购物资必须依据财务预算安排编制采购计划，按照分级管理权限，经计划或预算管理部门审核后，按计划实施上报；2、物资采购计划分为月度采购计划和零星采购计划、行政物资采购计划。月度采购计划由生产技术部统一负责编制，零星采购计划由所