学校物业档案资料建立与管理方案1、档案的建立1）档案的建立执行以下流程：收集一整理一分类一编号一登记一输入电脑一入柜一利用一检查2）明确建档内容，实行系统收集、集中管理。设施、设备档案：建筑工程资料、图纸，公用设施资料、图纸，室外管网资料、图纸，安装、维修、运行、改造、扩建等项目资料、图纸。管理档案：文秘档案、人事档案、财务档案和荣誉档案。其它档案3）建档要求：电脑化、集中化、有序化、信息化。2、档案的管理1）档案室、管理处双档管理制：为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室对重要原始档案进行严密管理，管理处则保存复印件的存档管理制。2）档案室档案管理要求：按照档案对湿度，温度和照明的要求，建立标准化的档案资料室，配备档案专业管理人员，实行电脑化系统管理。采用多种形式的信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片图片并采用适当的保存方法。贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。加强档案室的管理，配置消防器材和防盗门、网、档案柜、锁等，符合防火、防虫、防鼠、防潮的要求。实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息系统。坚持档案资料收集的系统化。做到档案组卷分类科学化。档案组卷按内容分类、逐一编号、登记造册、目录，按工作部门分柜保存。实行档案管理工作检查经常化。每季对档案文件的形成、积累、整理和进行一次全面的检查。3、档案资料的内容1）接管移交资料：名称资料内容工程建筑产权资料A：规划图纸、项目批文、用地批文B：建筑许可证、投资许可证、开工许可证C:拆迁安置资料工程技术资料A：红线图、总平面图B：地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告C：工程合同、工程预决算D：工程设计变更通知及技术核算单E：竣工图：1、单体建筑、结构、设备竣工图2、消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图F：房屋、消防、燃气竣工验收证明书G：钢材、水泥等主要材料的质量保证书H：新材料、构配件的鉴定合格证书I：供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书供水、供电、电梯、消防、智能化等设备技术资料J：砂浆、混凝土块试压报告K：绿化工程竣工图L：其他技术资料名称资料内容业主客户资料A：业主、客户管理资料（购房合同、入住通知单、业主公约、装修申请、验收表、费用托收协议等）B：业主、客户人员档案C：业主、客户维修档案装修资料A:装修申请表（附图纸）B:装修工程队安全责任书c:临时施工人员登记表D:施工单位营业执照维修资料A:维修申请表B:维修服务派工单C:维修回访记录表D:公共设施维修记录治安交通管理资料.日常巡查记录、交接班记录、值班记录查岗记录、闭路电视监控系统录像带物资搬运放行记录，紧急事件处理记录车辆管理记录，车辆详细资料设备管理资料公用设施保养维修记录各项机电设备保养维修运行记录设备分承包方维修保养记录设备检查记录社区文化资料活动计划实施方案，总结记录社区文化活动图片及录像记录传媒报导文化活动场所等设施使用情况员工管理资料员工个人资料，聘用表员工业绩考核及奖惩记录员工培训计划和个人成长记录员工培训考核记录员工外出考评及参加演练记录员工住房及内务管理记录业主反馈服务质量回访记录表业主意见调查，统计记录业主投诉及处理记录行政文件资料管理处值班及督察记录政府部门及主管领导部门文件规章制度、通知、通报等文件接待来访参观记录表管理处荣誉一览表