PAGE8/NUMPAGES8企业合同管理实务探讨一、合同管理的组织机构及职能合同管理的组织机构由于各单位面对的监管要求及企业自身实际情况的不同，一般合同管理组织机构的设置形式主要分以下几种：一是设单独的法务事务部，省管国有企业总部多采用此种方式;二是设审计法务部或法律审计部，这也是省管国有企业的常用方式;三是设风险管理部，多为金融类企业;三是设合同管理部，配合单个项目专门进行合同管理，多为建筑类企业。在人员配备上，一般集团性企业，总部法务人员较多，在下属二级、三级企业人员配备较少，有的没有专职法务人员，由其他人员兼任。2.合同管理职能根据各企业合同管理融入企业运营的程度不同，各企业合同管理开展的工作也略有不同，总体上来看，一般合同管理职能主要有：制定合同管理制度、合同审查、合同谈判、合同起草、合同台账登记、重大合同尽职调查、重大合同履约信息报告、合同标准文本制定、合同印章管理、合同档案管理、合同纠纷处理、合同管理培训等。二、合同管理制度没有规矩、不成方圆合同管理制度对企业的正常运行、优化管理有着重要的作用，也是合同管理的基本法。现在企业基本都会结合本单位实际，制定适合自己的合同管理制度，一般而言，合同管理制度，主要分为以下几个部分：1.总则。主要规定制定合同管理的制度依据，明确纳入管理的合同范围，合同管理的基本原则，如承办人负责制、会审会签制等。2.合同管理组织体系和职责。一般规定合同的管理部门、合同管理的组织架构、合同承办部门、会审部门、管理部门的职责等。3.合同的订立。主要规定合同的起草、审批流程、审批时限、各会审部门审查内容、合同的签署授权、合同印章管理等。4.合同的履行。主要规定合同的履行的责任部门、合同履行监督、合同交接等。5.合同的变更、解除及纠纷处理。主要规定合同变更解除条件，变更解除流程，变更解除的形式，合同纠纷处理的责任部门、处理原则及流程等。6.合同台账及档案管理。主要规定合同台账的形式、内容，合同编号管理规则，合同的归档及借阅管理。7.考核与奖惩。主要规定合同管理的监督与考核制度。8.附则。主要规定制度的生效时间、解释部门。三、合同管理的主要环节的几点思考1.合同审批流程合同审批流程的设置是有效避免合同风险的重要手段，目前企业一般通过会审会签的方式来设置合同审批流程，控制合同风险。一是确定合同承办人负责制。一份合同从业务接洽谈判开始到履行完毕终止，要经历诸多个环节，并且许多合同周期跨度较长，有的甚至长达数十年。具体到每一份合同的管理，归根结底必须落实到一个具体的责任人身上，否则必定出现互相推诿、管理混乱。有些人认为合同管理是法务部门的工作，合同也理应由法务人员负责，但是从实施操作来看，一般法务管理人员年合同审查量在5005000份左右，一方面法务人员没有时间精力去追踪跟进每一份合同;另一方面合同涉及的业务往来是合同经办人具体执行，包括合同的谈判、起草、履行、付款等。所以说合同应实行承办人负责制。二是确定合同会审部门。合同会审会签制度，使一份合同经全部相关部门审查流转后，方可进行盖章签署，从企业内部最大限度的进行了合同签署前的风险控制。首先，在会审部门选择上，应尽量选择必须参与合同审查的部门，避免流程繁琐，降低审核效率;其次，可在审批流程中设会审部门，但不必具体注明，这样既可保证审批单印刷时的简单明了，又可根据不同合同审批需要，进行灵活处理。2.合同的签署授权对于组织结构简单的公司，合同的签署授权也比较简单，一般日常经营业务合同，基本是经总经理签批，由承办人员或承办部门负责人签署。但是对于一些设置了二级公司、三级公司的集团公司，合同的审批授权及签署授权管理就十分必要了。一是合同的审批授权体系应与公司的控制程度相适应。集团公司对下属分、子公司的合同审批权限划分，各企业均不相同，即便是同类别的企业之间，对审批权限的划分也不一致。总体来讲可从以下四点考虑，首先是可结合投资权限划分;其次，可结合财务支出权限划分;再次，可参考同行业对合同审批授权的管理;最后，结合本单位领导层对下属企业的管理控制等。二是建立合同签署授权。合同审批结束后，进入到签署环节，一般合同文本签署不会出现太大风险，但在具体业务中也处理过合同签约文本印章造假、合同签署人员未经授权的情况。合同签署授权管理，最大的风险来源于合同一些重要单证的签署上，如收货确认单、工程变更签证等。一份合同条款设置的再完美，在履约过程中，不加强签署管理，前期所有的努力都会付之东流，合同签署管理同样重要。对于签署人员，应是同承办负责人且本单位正式员工;对于一些涉及合同重要签证的签署，应经承办部门负责人书面确认。3.合同审查合同审查是合同管理中最基础、最繁琐、最重要的事务性工作，也是合同管理人员必须修炼的基本功。一是熟悉业务，方能把握审查要点。法务人员要