第PAGE\*Arabic\*MERGEFORMAT4页共NUMPAGES\*MERGEFORMAT4页信息工程学院青年志愿者协会规章制度信息工程系青年志愿者协会秘书部规章制度为确保部门工作正常有序地进行并且逐步提高部门的工作效率及工作质量，特制定以下制度：一、总则第一条：信息工程系青年志愿者协会秘书部是由信息工程系团总支指导，信息工程系青年志愿者协会组织下的工作部门；第二条。秘书部的基本任务是青协内部相关制度的建立，相关文件的起草。负责青协的网站开发管理工作（必要时可与我系学生会新闻合作中心联系）以及相关大会的组织策划及主持。第三条。秘书部全体成员必须严格遵守各项规章制度，以饱满的热情和精益求精的态度投入工作二、机构组成及其任务1.部长。由上届部长提名，经团总支、理事会考核合格后任用。全面负责秘书部的各项事宜，总领秘书部各项工作；2.干事。认真做好本职工作，服从上级安排，努力进取。三、分组及各组职能1.策划组。针对每次开展的活动提出一些周密完善的策划方案，大胆创新地构思，认真严谨地策划。策划时应细节化，行文条理清楚、格式正确，考虑每一种可能出现的状况，兼顾每一方的责任与分工，每部门五人。2.活动组。协调宣传部、组织部的工作，监督并保证其他部门的活动顺利进行的开展，发挥本部门特色，保持内外部良好的沟通与交流，并负责青协的请假事项。3.信息组。负责每次例会的会议记录和点名工作，做好到场、请假、旷会的记录并向部长汇报及本部门活动新闻稿的撰写以及青协内部资料、档案、事务的管理，监督并记录其他部门的会议情况。四、例会制度1.无特殊情况部门例会定于每周二12点40在130教室举行；2.参加例会统一佩戴工作证，穿着整洁得体；3.各成员提前五分钟到达会议室，信息组做好点名工作。做好到场、请假、旷会的记录并向部长汇报。4.参加例会必须带好记录本，准确记录会议内容。会上各成员应积极参与部门工作的讨论，并力求提出最有建设性的建议；5.例会迟到两次则记为一次旷会；6.旷会一次则取消评优资格，旷会三次以上则自动退出本部门；迟到三次取消评优资格，五次以上则自动退出本部门。五、活动制度1.各成员收到活动通知应及时回复通知者是否能参加本次活动；2.在活动过程中，各成员应积极主动，充分发挥创新精神和集体力量。互相配合，互相支持；3.活动中途有事需先离开，必须向部长请假，获批后方可离开；4.参加各项活动都必须佩戴工作证；5.活动结束后需写活动感想或活动总结，做好反馈工作。四、请假制度1.理事会会议、常务理事会会议确有原因不能与会者，需提前向理事会理事长请假，到秘书部开请假条，再交至本部门部长签字，同意允许后方可，不得会后请假或口头请假.部门例会须向本部门部长请假，部长同意后方可。2.应积极参加活动，若有特殊情况不能及时参加的，成员必须向部长请假，每次请假均要按照信息工程系青年志愿者协会请假制度进行；3.每学期请假超过十次（含十次）则自动退出本部。五、学习制度1.各成员应积极主动学习工作策划、计划、新闻稿、总结的格式，并熟练掌握；2.在参加各项活动时要随时学习各种工作方法，积累工作经验；3.积极与其他部门进行交流学习，不断改进和完善秘书部；七、奖惩制度1.积极准时参加例会和活动者，有优先评优的资格；2.在各项活动中表现突出者有优先评优的资格；3.活动、例会无故旷会一次择取消评优资格，超过三次（含三次）则自动退出本部门。4.活动中没有认真完成任务或影响学生会形象的，根据情况做出相应处分并记录存档5.每月选出一名优秀干事，每年度会评出一至二名年度优秀干事，并颁发荣誉证书。八、附则1.本细则经秘书部讨论修改通过，于2009年11月1日起生效；2.本细则对秘书部各成员具有约束力，由各成员相互监督执行；3.本细则解释权在信息工程系青年志愿者协会秘书部；4.出现的新情况应及时解决，对于新情况进行章程补充，报请信息工程系青年志愿者协会备案即生效。信息工程系青年志愿者协会秘书部·制二〇〇九年十月三日