本文格式为Word版，下载可任意编辑第PAGE\*MERGEFORMAT3页共NUMPAGES\*MERGEFORMAT3页大学后勤管理处文件资料收集管理办法档案管理制度大学后勤管理处文件资料编写管理办法为加强后勤管理处文件资料编写的完整性，确保所编写归档的文件资料具有参考价值，特制定本管理办法。一、文件资料的编写1、后勤管理处各中心制定的规章制度、工作计划和工作总结、添置设备、财产的产权资料等由各中心办公室编写，上缴。2、后勤管理处各类规章制度、办法、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责编写归档。3、后勤管理处人事、工资资料由人力资源部负责编写4、各类对外合同、商务合同、协议的正本原件由结算中心负责编写归档。副本原件由办公室归档，其他部门备份存档由网络部实行电脑化管理。5、修缮工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由工程与节能中心负责编写归档。二、文件资料的归档时间每年1月底，后勤管理处各中心向后勤管理处办公室移交上一年度文书档案并履行清交手续。三、文件资料必须符合下列要求：1、需要归档的文件材料，必须齐全完整;出现遗缺不全的文件资料，要采取不同措施，积极编写齐全;2、依据文件资料来源、时间、题目、内容进行分类、整理、立卷;按规定的字母顺序分成若干层次和类别。四、文件资料分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。1、大类分为：制度/规定：S;文件：F;资料：D;档案：A;合同：B。2、部门按拼音缩写标示：后勤管理处党政办公室：HB;人力资源部：RL;结算中心：JZ;饮食服务中心：YS;学生公寓服务中心：GY;交通服务中心：JT;物业管理中心：WY;校园管理中心：XY;国际交流中心：GJ;幼儿园：YE。后勤党总支：ZZ;后勤分工会：GH;3、保密用Y表示，非密级则用N表示。4、密级：绝密：AS;机密：CS;秘密：PS;无：OP五、编码原则：1、编码共为十二位数，□□□□□□□□□□□□□(文件资料大类)□□(部门前两位拼音缩写)□(是否保密)□□(密级程度)□□(年份)□□□□(流水号)。六、归档流程1、各中心工作人员对本部门需要上交的文件资料进行编码。2、每年1月底前，将编码后的文件资料上交到后勤管理处办公室。3、办公室档案管理人员将复核文件资料，分类、分组放置在卷宗内。六、案卷排列要求：1、立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。2、整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。3、对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录(卡片)，按一定次序排列和存放。4、每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。本管理办法自颁布之日起执行。：