广州市番禺建筑设计院有限公司行政办公管理制度第页共NUMPAGES6页后勤物资采购管理办法第一章总则第一条为使公司后勤物资采购及发放工作规范化,提高效率，节省开支，特制定本办法。第二条行政及财务部是后勤物资的归口管理部门，负责年度采购预算，定点采购，登记发放，确保物廉价美，节省办公成本。第三条本采购管理办法涉及的后勤物资包括：1、灯泡、卫生间用品等低值易耗品。2、文具、笔、图纸、打印纸、碳粉、墨盒等日常办公用品。3、灭火器、消防桶等消防用具器材。4、床、桌、椅、柜等宿舍公物。5、其它。第二章计划采购第四条管理员应于每年年底统计本年度后勤物资耗费情况，并结合物价调整幅度，制定下年度后勤物资采购预算，由行政及财务部经理审核后，交院长核定。第五条根据预算，结合库存，管理员应在每月30号前编制下月《采购计划表》（见附件一），提交行政及财务部经理审核，实行分批量有节奏地合理采购。第六条为确保供应及时，管理员需定时对库存物资进行清点，实时了解后勤物资库存动态。第七条对需求稳定，且数量大的易耗物资，应通过市场调研，货比三家，选定三家质量可靠兴誉高的供应商，签订季度供货合同，实行定点采购。第八条需采购指定型号和规格的日常办公用品时，使用者须填写《申购单》（附件二）交管理员购买。，第九条遇特殊需求，需购买预算外的大件物资，价格在500元以内的，由行政及财务部经理审批；超过500元，由行政及财务部经理核实后，须报院长审批。第十条特殊情况下临时采购物资的，可由使用人自行购买，但应电话知会管理员，并问清大致价格。若自行购买造成价格悬殊，采购人需补上价差。第三章入库分发第十一条常用易耗物资由管理员仔细检查，确保数量无误，质量合格，即可登记入库。第十二条使用者指定购买，有图纸或技术标准要求的物品，需经使用者检查确认后,管理员方能登记入库。第十三条临时采购物资的，采购人需在管理员处办理入库手续，经管理员签名确认后，方能登记领用。第十四条建立个人和部门《领用登记卡》，实行登记制度，确保物帐一致。管理员有义务就后勤物资领用情况向部门主管进行核实，避免浪费。第十五条管理员月末对各部门后勤物资领用情况进行统计，并在公告栏上对厉行节约的部门予以表彰。年末单位进行部门节约评比活动，胜出部门将获得现金奖励。第四章结算付款第十六条定点采购先供货挂账，管理员每月结算一次，即当月货款下月支付。第十七条管理员每月底根据送货凭证对供应情况进行整理，形成《物资供应汇总明细表》（即挂账结算表，见附件三）。第十八条结算时管理员应将《物资供应汇总明细表》同凭证送交行政及财务部经理对价格、数量等进行审核，呈院长批示后，即可办理付款手续。第十九条临时采购物资，采购人需将有管理员签字证明的购物发票交行政及财务部经理审核签字，呈院长批示后即予以报销。第五章附则第二十条本办法自发文之日起施行。第二十一条本办法由行政及财务部负责解释。附件一：后勤物资采购计划表月份：名称规格单位本月需求现有库存储备定额采购批量安排备注上旬中旬下旬附件二：物资供应汇总明细表（挂账结算表）年月日供货单位品名规格入库单号单位数量单价金额备注附件三：办公用品领用卡领用部门：品名规格单位数量单价金额日期领用人领用人：品名规格单位数量单价金额日期领用人