第页十七、文件资料管理办法1.0编制依据根据有关法规、规程及合同条款的有关规定，制定本工作程序。2.0目的对工程实施过程中所形成的监理及施工文件的往来、管理、归档进行控制，确保监理工作的顺利开展。3.0适用范围适用于一切与北京市北环水系综合整治工程转河段有关的监理及施工文件的往来、管理及归档。4.0内容4.1文件往来根据合同条款，监理工程师与承包单位之间的各种文件往来，均应以书面表达形式为准；根据工程招投标及合同文件要求，施工单位有义务提供相关施工记录电子版文件。4.1.1承包单位的义务对于工程实施过程中发生的任何影响工程正常进展的意外事件,承包单位均应及时主动用书面形式通知监理工程师，以便监理工程师裁定解决或上报业主。承包单位与建设单位之间往来的函件，凡与监理有关的，均应通知监理转报或抄报监理。否则，由此引起的后果由发函方负责。监理工程师要求承包单位报送的各种报告、报表，承包人应在规定期限内上报。4.1.2文件格式施工单位向监理单位提交有关报告、函件时，应附“承包单位通用申报表”，如工程项目划分、分部或单位工程验收申请、索赔意向书及其它报告文件。其它报表按监理规定表格执行。文件内容应明确，叙述简洁清楚，附必要的原始记录或数据。报表一律打印。4.1.3文件的办理监理工程师将以书面形式回复承包单位的来函，对于复函中提出的要求，或在处理该函件中需要承包单位提供的帮助，承包单位必须在要求的时间内予以满足。监理工程师发给承包单位的各种书面指令，承包单位应认真执行，并视情况需要以书面形式汇报执行结果，直至问题得到圆满解决。4.2文件管理施工单位应及时对施工过程中形成的各种文件、原始资料进行整理并妥善保管，监理将定期对施工文件资料整理情况进行检查。监理单位也应对在监理工作过程中形成的各种文件资料，按公司ISO9002文件的要求，及时整理、分类保存。4.3文件的归档施工单位应按《关于北京市水利工程竣工档案验收规定的通知》对竣工资料进行整理和归档，于工程竣工后二个月内向建设单位提交“一全五简”共6套竣工资料，其中简册应按城建档案归档要求进行归档。工程竣工后，监理部应及时对监理工作过程中形成的各种文件资料，按公司下发的“档案管理办法”进行归档，并在规定时间内移交公司办公室。4.4承包商应随同以下施工记录的书面文件，提供电子版文件一套，报送工程监理部。（基本配置Win95/98/Office97/2000）施工组织设计（施工方案）及有关材料。施工技术报告、总结报告。河道原始断面与设计断面套图。分包单位资质文件、业绩、分包内容等资料。施工总（月）进度计划及有关图表。工程量清单、计量汇总表承包商原始记录报表。月完成工作量报表。工料机动态表。工程洽商记录文件报表。费用、工期索赔有关报表及文件。其它有关文件，根据业主和监理计划确定。承包单位通用申报表编号：BHZ/SB-=1\*ROMANI(标)-01工程名称致______________________监理单位事由：内容：附件：项目负责人（签字）：承包单位：日期：监理工程师意见：日期：业主代表意见（必要时）：日期：有关单位各存一份，不少于三份。本表适用于没有专用表格时使用。