湖州师范学院各类档案管理工作实施办法党群、行政类档案管理实施办法根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等有关规定、制定本实施办法。党政档案是学校在党群行政（党、政、工、团等）管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料。党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度，任何单位和个人不得擅自保存和销毁。学校各部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定兼职档案人员，协同校综合档案室认真做好党政档案的收集、整理、归档工作。党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部门的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。尽快实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变。大力开发档案信息资源，发挥党、政档案的作用。归档范围对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值的文件材料均应归档。具体按《湖州师范学院归档范围与保管期限》（湖师院发[2001]137号文件）执行。归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其它单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。不归档文件材料上级机关普发参阅、不办的文件材料；上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件；重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；为参考目的从各方面收集的文件材料；非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料、综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档（教学、科研、设备、基建、出版、外事、财务工作活动形成的文件材料归入各自门类）。党委和学校召开的代表大会、全委会、党委会、扩大会、办法公所形成的材料，由党办、校办归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。两个以上的单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。案卷质量的基本要求：遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持彼此间的有机联系，全面、准确反映学校党、政部门职能活动的全过程，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求有：一、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全。文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件应放在一起，不得分开。二、文件一般归入文件形成年度。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件应归入公布或批准年度。三、卷内文件材料按内容重要程度结合时间顺序排列。批复、批示在前，请示、报告在后，正件在前、附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。四、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。每个案卷都从“1”开始顺序标注，卷内文件无论正面反面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。五、案卷文件数量，一般不超过200页。遇太薄时可将问题相近的材料合并组卷；遇太厚时可分成若干卷。对反映本校重要工作和重大活动的文件材料，不限多少，要单独立卷。六、案卷必须按规定的格式逐件填写卷内目录。填写的字迹要工整，禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水。有条件的单位可用计算机打印。卷内目录放在卷首位。七、填写卷内文件目录。顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。文号：文件制发机关的发文字号。文件作者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。文件标题