程序文件文件编码版本1页次1/8制订部门分发号标题文件和资料管理程序1目的对与品质系统有关的文件及资料采取有效的控制措施，确保各有关品质活动场所及时获得并正确使用各类有效之文件和资料。2适用范围适用于公司内品质系统文件、资料和外来文件的控制。3职责3.1文控中心：负责制订一、二级文件和部分三级文件的控制措施。3.2其它相关单位：负责制订需要用特定方法管制的三级文件的控制措施。3.3各单位：按文件控制的有关措施拟制、审批、修改和管理文件。4定义4.1文件的结构及职能定义：品质系统文件分为四级，每级文件之职能定义如下：4.1.1一级文件品质手册：品质系统之纲要，摘要地指出如何满足与达到所建立的品质系统的各项要求。4.1.2二级文件程序文件：针对系统各要项将何人、何时以何岗位达成各要项之要求。4.1.3三级文件工作指令：二级文件之延续，特定各具体之内容的指导。如：作业指导、检验规范、规格书、国标国内标准、图纸外部文件及资料等。4.1.4四级文件品质记录：用以收集、传达信息、保存记忆、标识品质状态，作为作业过程与结果符合要求之证明。4.2文件：为了规范并完成某项活动或达到某种目的而制订的工作步骤、要求和职责，或拟订的措施。品质系统中则以品质手册、程序文件与工作指令等内部文件和工业标准、客户图纸等外部文件之形式出现。4.3资料：执行工作时产生的信息，经常是属于动态的，此信息应提供他人或电脑进行工作或分析，若无此信息则无法执行工作或不能正确的工作。如下给分供商的订单。4.4表单：用以记录与品质活动有关之信息的表格。4.5记录：将工作执行的过程或结果写于表单上，供日后分析、存档备查或提供证明用。4.6受控件：4.2项之文件，按本程序规定发行和控制时，即称为受控件，受控件加盖红色“受控件”印章，印章上的日期为发行日期。4.7非受控件：当品质系统文件仅提供做为参考使用，于文件修改时不须要求使用单位更换并撤离（作废）的文件。5运作程序程序文件文件编码版本1页次2/8制订部门分发号标题文件和资料管理程序5.1文件控制流程图：文控确认5.2文件拟制5.2.1文件编写基本格式：5.2.1.1一、二级文件之页面格式（三级文件可采用此格式），行政文件的页面格式。5.2.1.1.1有封面的系统文件页面格式：5.2.1.1.3行政文件页面格式：文件编码版本页次行政文件编号版本页次制订部门分发号标题标题标注文件分级须此审批格式，其它页不须要。制订部门拟制日期年月日会审：批准日期年月日5.2.1.1.2无封面之系统文件第一页的页面格式5.2.1.1.4系统文件封面格式：文件编码版本页次制订部门分发号标题有限公司标注文件类型文件名称文件编码：现行版本：拟制会审批准拟制会审：批准年月日年月日日期年月日5.2.1.2文件编写格式：编写时须按以下规定的段名，依序分段编写，若遇段名下无具体内程序文件文件编码版本1页次3/8制订部门分发号标题文件和资料管理程序容时，则在该段名后或下标示“无”以保留段名。5.2.1.2.1目的：描述编写文件的目的或意图。5.2.1.2.2适用范围：描述文件适用的区域、部门、组织、人员等。5.2.1.2.3职责：简述执行文件的职责和仅限分工。5.2.1.2.4定义：说明不常用或在文件中有特别意义的用语。5.2.1.2.5运作程序：描述相关人员所进行的工作。描述内容包括执行工作的时间，由谁，于何时，何地以何种方式执行什么工作，如可能，应将执行工作的原因加以说明。可借助流程图进行描述。5.2.1.2.6参考文件：列出文件中引用过的文件之名称（包括文件名和文件编码）。5.2.1.2.7附件：列出文件中引用过的附件或表单之引用项次、文件名称、文件编码、保管单位和保存期限。引用之附件如已作为别的文件之附件发行，则不需再次编号，也不需再次作为附件发行，只需在附件一栏列出其编码和其它项目。5.2.1.3段落编号：同级段落之编号应纵向对齐，不同级段落之编号应阶梯性缩进一位字符，如下所示：4大标题4.1小标题4.1.1小小标题4.1.2XXXXXX4.2XXXXXX5.2.1.4编写文件时可使用流程图但必须使用以下统一的符号：5.2.1.4.1事务流程的描述符号：注：文字写到符合中间箭头表示事情进行的顺序5.2.2为了便于识别ISO9000标准与QS-9000标准的要求，系统文件中的黑斜体字为QS-9000标准要求；系统文件中QS-9000附加要求之专项文件，如生产件核准程序、产品品质先期策划程序、失效模式及后果分析管理程序、持续改进管理程序等，不作任何区别。5.2.3决定分发单位与数量：拟制之文件经审核、批准后，文件制订部门须协助文控中心确定分发单位及分发数量。文件分发单位及数量的考虑原则如下：5.2.3.1文件中提及的单位均列入分发对象。5.2.3.2文件须分