测绘档案与测绘档案管理本章提要测绘档案是由政府测绘部门或测绘单位在测绘生产、科学研究、基本建设等测绘活动中形成的，具有一定时期内保存、查考、利用价值的，记录在纸张、光盘、磁盘、磁带上的文字、图表、音频、视频等具有历史有机联系的文件体系。本章着重阐明了测绘档案的定义、特点、种类和作用等理论问题。介绍了测绘档案管理的基本规则、内容和方法，其中包括：测绘档案的归档制度和范围、测绘档案的分类与立卷方法、测绘档案的鉴定和销毁规则、以及测绘档案的利用服务等测绘档案的管理方法。18.1测绘档案概述18.1.1测绘档案的定义关于测绘档案的定义，一般有以下四种观点：1.测绘档案是指在测绘生产、科学研究、基本建设等活动中形成的应当归档保存的各种技术文件、技术标准、原始纪录、计算资料、成果、成图、航空照片、卫星照片、磁带、磁盘、图纸、图表等。2.测绘档案是指在大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。按照使用性质不同，测绘档案一般分为基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案。3.测绘档案是指在各类测绘活动中形成的记录和描述自然地理要素或者地表人工设施的形状、大小、空间位置及其属性的信息、数据、资料、图件。4.测绘档案包括测绘成果生产、形成过程中的各种记录、技术设计、质检报告、技术总结、元数据等资料。总结研究上述定义，可以发现，对于测绘档案定义的阐述，上述观点既有相同，又有不同。相同点在于上述观点都对于测绘档案的形成过程和形成方式进行了阐述，明确的指出了测绘档案形成的背景条件和形成方式上的各种情况。不同点之一在于：对于测绘档案的形成过程是将测绘档案的形成过程按照自然和人为来阐述，还是按照测绘活动的生产、研究、建设来阐述。不同点之二在于：对于测绘档案的形成方式是按照载体不同划分，还是按照数据表达形式划分。不同点之三在于：对于测绘档案的包含内容是按照形状、大小等属性区别，还是按照设计、报告等不同工作来区别。我们认为，根据档案的定义方法，在进行测绘档案定义的时候，应该注意包含和明确以下五点内容：1.测绘档案的形成者这在上述测绘档案定义中都没有明确提及。但是明确形成者，可以方便明确测绘档案的来源，便于在归档和利用中，制定不同的档案管理制度。目前我国主要的测绘档案形成者是政府的测绘部门，和各个测绘单位。很少有个人形成的测绘档案。2.测绘档案的形成过程明确测绘档案的形成过程，就是明确解释了测绘档案的工作内容，可以帮助测绘形成单位井井有条的安排测绘工作。3.测绘档案的价值判断测绘活动在形成时，会产生大量的文件。但并不是所有文件都能成为档案。成为档案的关键在于是否在今后的测绘生产活动中，具有查考价值。4.测绘档案所包含的内容测绘档案究竟是包括图表、图纸、摄影照片，还是技术设计、质检报告、技术总结。这种完全从不同角度对于测绘档案做出的定义，具有很大的区别。所以必须加以明确。5.测绘档案的载体形式目前，载体形式越发向多样化方向发展。所以明确载体形式，对于测绘档案有很大必要。综上所述，测绘档案的定义是：测绘档案是由政府测绘部门或测绘单位在测绘生产、科学研究、基本建设等测绘活动中形成的，具有一定时期内保存、查考、利用价值的，记录在纸张、光盘、磁盘、磁带上的文字、图表、音频、视频等具有历史有机联系的文件体系。18.1.2测绘档案的特点一、周期长测绘档案项目周期性长，这是测绘档案显而易见的特点。因为测绘项目涉及部门庞大。一项测绘项目，从前期审批、航空拍摄，到完成测绘、项目验收，短则一年，长则3年、5年，甚至更久。测绘档案随着测绘项目的进行而形成，自然具有了测绘项目的周期性长的特点。二、专业性强测绘档案的专业性强体现在两个方面。第一，测绘档案是一门自身具有极高专业性的学问。在专业领域内，随着测绘工作的加深，所要求的技术水平越来越高，测绘档案的专业性也就越来越强。第二，做好测绘档案的工作人员，需要掌握档案知识的同时，还要了解测绘的基本知识。这样，在测绘档案的收集整理中，才能将技术性强的测绘档案鉴别出来，保证测绘档案的完整与准确。三、阶段性强测绘档案是按照项目的深入，而逐步形成的。通常一个测绘项目，可以分为三个阶段。第一阶段为前期决策阶段，是项目申请立项至项目研究开始的阶段，会形成前期综合性文件。第二阶段为测绘项目的具体实施阶段。在这一阶段，会形成大量的测绘材料，具有极高的价值。第三阶段为项目验收阶段。为了配合验收，也为了一个测绘项目可以有好的结尾，验收阶段会形成测试及质量鉴定文件。不同的阶段有不同的工作内容，在档案上，也会体现出完全不同的特点。这使得测绘档案既不容许混淆，又不允许颠倒和跳跃，这就要求档案人员及时掌握工作进度，有条件的，可以随时归档。四、分散性强测绘工作涉及的部门十分庞大，几乎涵盖了