归档文件整理规则★一、规则的出台背景《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，也是档案基础业务建设方面的一个重大变化。《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。2001年，重庆市档案局就制定了《归档文件整理实施细则》，要求各区县逐步推进新办法。结合永川实际，档案局要求从整理2005年度形成的档案时便开始采用新办法，至今已推行7年了。2009年，重庆市档案局为更好地贯彻执行《归档文件整理规则》，进一步提高机关档案工作管理水平，对2001年的《归档文件整理实施细则》又进行了修改，重新制定了《重庆市机关归档文件整理实施细则》（渝档发[2009]34号）。★二、归档文件整理方法步骤第一步：收集应归档文件第二步：确定归档文件整理的保管单位——“件”第三步：归档文件的装订第四步：归档文件的分类第五步：归档文件的鉴定第六步：归档文件的排列与编号第七步：加盖并填写归档章第八步：归档文件目录的编制第九步：归档文件装盒★第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是机关档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。归档范围以是否反映本机关工作活动、具有查考利用价值为依据确定。以“件”为单位整理档案，容易给人造成错觉，好象只有带文号的红头文件，才是整理归档的范围，其他没有文号，不是红头的文件，容易被忽视和遗忘。因此，要使以“件”为单位整理出的档案齐全、完整、准确，就必须做好收集工作，一是按归档制度进行收集，二是平时收集。收集的主要内容：1、自身发文的收集。2、外单位来文的收集。3、零散文件的收集。是指分散在各部门、领导人、业务人员手中的文件、资料；4、“帐外”文件的收集。是指未经过文书部门登记，在收发文簿上无“帐”可查的文件。如本单位召开的各种会议材料、汇报材料、经验材料等；领导和有关人员外出开会带回来的材料；外单位直接寄给单位领导的文件或直接寄给本部门有关人员的材料；本部门内部各种规章制度、办法和统计数字，各种专业档案等。★根据2006年12月18日国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第三条，机关文件材料归档范围可以归纳为四个方面：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。《规定》第四条规定了机关文件材料的不归档范围，也包括四个方面：（一）上级机关普发且不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料以及供参考、阅知的抄送文件；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿及校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，有关用于工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料和不需要办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。★机关文件材料的归档范围具体如下：（一）应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：1、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；5、上级机关转发本机关文件的文件。★（二）应归档的本机关文件材料，主要有23个方面：1、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；5、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；7、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；9、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的