项目资料分类管理方案一、公文资料管理1、严格按照我方公文处理制度执行；2、各部门负责人负责审核本部门的发文文件，内容要求属实、观点明确、结构严谨、条理清晰、字词规范，经部门负责人审核后交与行政部发出，重要文件须经副总经理审批；3、项目收文由行政部负责签收、分类、登记、呈送；凡需传阅的文件，由行政部提出初阅意见，分送副总经理阅批或有关部门阅办;4、凡属在部门间传阅的文件，由行政部组织传阅；5、需要各部门承办的文电，应明确承办人并及时处理；承办人对经办的公文必须认真负责，不许拖延；6、公文办理完毕后，应当根据项目档案管理办法进行整理、归档。二、设计及建设资料管理设计施工完成后，运营公司接收进行管理，在这个过程中，伴随了竣工档案的移交工作，主要涵盖设计、建设阶段的相关资料，为保留项目全阶段资料以及项目到期后的项目移交工作提供保障。1、我公司进入运营阶段后，及时与施工部门对接，完成竣工资料、行政许可等设计、建设资料的交接工作。并在随后的运营过程中及时形成项目运营维护中所要求产生的各类设计、建设资料，保证相关设计建设资料与项目运营情况同步更新；2、在运营阶段形成的行政管理文件、技术管理文件、以及维修改造产生的质检资料、试验资料等的收集、整理及存放应由我公司资料管理人员负责，并按要求及时进行归档；3、负责现场施工管理的人员应对后续改造、维修的每个单位工程、分部工程、分项工作、各工序留下影像资料，并按要求分类归档。三、设备资料管理设备档案资料是我公司对运行设备使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，并为项目到期后的项目移交工作提供保障。1、管理职责设备档案资料对我公司的资产管理起着至关重要的作用，由行政部统筹进行资料管理，由设备技术岗位、检修岗位人员负责技术协助。主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。设备的档案资料应统一存放于我公司资料室。除了运行部可保留部分常用设备资料（主要应为复制件），凡是需用资料的部门均应到资料室借用。公司资料室负责人应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。2、管理范围有关设备资料是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，运行部负责将全公司生产设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。3、设备档案资料的收集运行部负责图纸资料的收集工作，将设计通用标准、检验标准、设备说明书以及各种型号的设备制造图、装配图，重要易损零件图配置完整；新设备进公司，开箱应通知物资员及有关人员收集随机带来的图纸资料，如果是进设备需提请主管生产（设备）的领导组织翻译工作。随机说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，原图分级妥善保管；设备检修与维修期间，由运行部组织车间技术人员及有关人员对设备的易损件、传动件等进行测绘，经校对后将测绘图纸汇总成册存档管理；随机带来的图纸资料及外购图纸和测绘图纸由运行部组织审核校对，发现图纸与实物不符，必须做好记录，并在图纸上修改。四、项目运行资料管理随着项目生产试运行的进行，各项管理工作全面展开，工程安装即将竣工验收，为了加强内部管理，使项目内部各类档案和技术资料管理规范化、制度化，项目设兼职档案管理员，档案暂定存放在中控室档案柜内各部门档案资料按具体要求定期及时入档，统一存放。档案管理人员认真记录、分类、编号、存放。专业常用资料由各专业部门通过借用手续后自行保管。设备档案的技术资料待安装验收资料完善后统一建档，设备运行记录、维护保养记录、化验分析记录及各类生产报表定期存档。1、运行资料包括技术资料、运行记录、维修记录三个部分；2、技术资料包括设备的说明书、图纸资料、出厂合格证明、安装记录、安装及试运行阶段的修改洽谈记录、验收记录等。这些资料是运行及维护人员了解设备的基础；3、运行记录是对设备每日运行状况的记录，由运行操作人员填写。如每台设备的每日运行时间、运行状况、累计运行时间，每次加油的时间，加油部位、品种、数量，故障发生的时间及详细情况，易损件的更换情况等；4、维修记录设备维修档案，包括大、中修的时间，维修中发现的问题、处理方法等。这将由维修人员及设备管理技术人员填写。设备使用了一段时间以后，必须进行小修、中修或大修；5、根据以上三部分档案，设备管理技术人员可对设备运行状况和事故进行综合分析，据此对下一步维修保养提出要求。可以此为依据制定出设备维修计划或设备更新计划。如果与生