第三节文书印章事务管理表格一、文书会签单发文单位发文文号发文日期年月日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题会签顺序单位收文时间发文时间会签人（签字）1月日时月日时2月日时月日时3月日时月日时备注注：会签文件附在“会签单”后。二、对外行文单编号：日期拟稿人职务、姓名行文字号行文标题内容简介经济审核人法律审核人行政部经理总经理备注三、发文目录表文件号文件标题领导签发拟稿部门密级发放范围份数登记日期发出日期封号明细账页备注四、信件领取登记表信件类型领取部门领取时间领取人签字□快递□挂号□取款□包裹单□快递□挂号□取款□包裹单□快递□挂号□取款□包裹单□快递□挂号□取款□包裹单□快递□挂号□取款□包裹单五、信函与快件寄送登记表日期送寄部门编号数量密级送达单位接收人送寄人（签字）编制人：审核人：六、信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密级接受部门签收人（签字）编制人：审核人：第四章资料档案事务管理第一节资料档案管理岗位职责一、资料档案主管岗位职责资料档案主管主要负责公司资料档案的点收、整理、分类、保管以及借阅、销毁等工作。其具体工作职责如表4-1所示。工作大项工作细化表4-1资料档案主管岗位职责1．资料档案的入库管理（1）建立并完善资料档案管理体系（2）负责资料档案的收集、点收、整理工作（3）组织做好资料档案分类、编号工作，方便查阅2．资料档案的保管管理（1）按公司规定做好资料档案的日常保养工作（2）定期对资料档案进行盘点，如有异常立即上报主管领导（3）严格遵守公司的保密规定，做好资料档案的保密工作3．资料档案的借阅管理（1）按公司规定办理资料档案借阅手续，完成借阅工作（2）根据公司规定，监督检查资料档案的借阅情况，保证资料档案的保密性和完整性4．资料档案的销毁管理（1）根据资料档案的保存期限及时将需销毁的资料档案报告部门经理（2）根据公司规定，销毁资料档案并做好销毁后的资料档案整理工作二、资料档案专员岗位职责资料档案专员主要协助主管做好资料档案的入库、归档、借阅、保管和销毁等具体工作。其具体岗位职责如表4-2所示。表4-2资料档案专员岗位职责工作大项工作细化1．资料档案的入库办理（1）定时收集各部门的资料档案，协助主管做好资料档案的点收、整理工作（2）负责资料档案的分类、编号工作，并登记入册2．资料档案的保管执行（1）每天定时擦拭档案架，保持资料档案的整洁，具体做好日常保养工作（2）协助主管做好资料档案的盘点工作，如发现异常情况立即报告主管（3）严格遵守公司保密规定，协助主管做好资料档案的保密工作3．办理资料档案的借阅手续（1）按公司规定办理资料档案的借阅手续，协助主管完成资料档案的借阅工作（2）催促到期但尚未归还的资料档案借阅人，让其及时归还（3）认真检查归还的资料档案是否完整无缺，发现问题及时上报4．资料档案的销毁执行（1）按公司规定，协助主管做好到期资料档案的销毁工作（2）负责资料档案销毁后的整理、登记备案工作第二节资料档案事务管理制度一、公司档案管理制度以下是某公司的档案管理制度，供读者参考。制度名称公司档案管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为规范本公司文书立卷工作，加强公司档案管理，特制定本制度。第2条原则系统、完整、有序。第3条适用范围本制度适用于公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料。第4条管理部门1．文书结案后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需要留存影印本。如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门将影印本归档。2．各分公司档案分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制定。第2章档案管理第5条文件点收文书结案后移送归档时，应根据如下原则进行点收。1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归档。2．如要抽查文件，应有管理部门主管的签认。3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。5．对于有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，由经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。档案目录卡档号：卷名：本案文件目录件数收文号来文号发文号页数备注第6条文件整理点收文件后，应对文件按照以下方式进行整理。1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订文件则对准左上角，理齐钉牢。3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第7条档案分类1．档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先按部门区分，然后依档案性质分为若干大类，之后在同