物电系资料文档管理制度为了确保物电系各类文件材料的齐全、完整、系统，使文档管理工作规范化、制度化，以便及时有效地为各项工作提供有价值的档案材料，特制定本制度。一、基本制度（一）档案工作在主任的统一领导下进行。（二）党政办公室、学生工作办公室（系团委）、教科研办公室负责其职责范围内的档案收集、整理和保管工作，原则上应复印一份交党政办公室备案。一、适用范围（一）党群、行政类物电系在党群行政工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党政档案。包括国家、省、市颁发的相关政策、文件、法律法规；学校层次下发的各种文件；政治学习记录、系务会记录、大事记，系务日志、党员及干部队伍的选拔、管理文件等。该类文件档案由党政办公室负责收集、整理和保管工作。（二）教学、科研类各专业与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业工作；教学工作计划、总结、课程安排、考补试卷及答案、学生考补成绩、考后分析材料、教案、实验室记载；科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励等方面。该类文件档案由教科研办公室负责收集、整理和保管工作。（三）学生管理类凡是学生在我系所填写的相关表格、在校期间的表现情况以及与学生相关的各种材料，思想品德考核表、优秀班、团干部登记表、毕业生鉴定表、学生在各种竞赛中获得的荣誉证书复印件、学生违纪处分登记表及撤销处分的决定表等。均应入档。该类文件档案由学生工作办公室（系团委）负责收集、整理和保管工作。（四）报刊资料类各类书刊杂志，实验资料，以及资料其他资料。该类文件档案由实验办公室负责收集、整理和保管工作。二、档案保管（一）出机密文件外，档案面向全系师生开放。在办公室查阅档案，由各部门负责办理；特殊情况需借出者，须认真登记，归还时经清点并注销借出登记；系外各单位借阅我系档案，必须持单位介绍信，经系主任批准同意，在相关部门登记办理，归还时经清点并注销借出登记。（二）借阅人要爱护档案原件，用后及时归还（三）档案管理要做到防盗、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防光。（四）管理员要按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制检索工具，便于查考利用。