第一章：中小企业管理信息化谈管理的“信息化”，首先要认清信息技术(IT：InformationTechnology)作为管理的“工具”，可能产生的影响与作用。科技对管理引发的影响工具是别人“工作经验与智慧的结晶”，它会改变我们原有工作的“方法”，而这正是我们要用新工具的原因。例如：洗衣机是一个新工具，我们用它来协助我们更轻松地把衣服洗干净，使用的方法当然与原先用手来洗是大不相同的。电脑是一个新的管理工具，当然它就会改变我们原先手工管理下的想法与做法。如果坚持原有做法而不愿改变，就像买了洗衣机，却仍然坚持要把原来的洗衣板放在洗衣机里用手来洗一样，是没有意义的想法与做法。因此，就原有手工管理的经验来看待信息化的需求与做法，绝对是错误的。手工作业下许多管理的思想与方法，都因信息化而起了本质上的变化，需要做彻底的更新。本章内容即在解说中小企业管理信息化过程中应有的正确观念，并探讨可能的信息化新战略。管理信息化一个企业的“管理”是泛指其内部各项职能的规划、执行、控制等工作。因此，一个企业的“管理信息化”，是指将内部的“管理”工作加以“信息化”，即利用信息技术来协助企业进行各项管理工作。电脑可以协助我们快速地处理大量的信息，使人员可以更顺利地工作与做决策，就像开车可以协助我们快速地移动，大量节省交通所需要的时间一样。当然，要“开车”就必须要有“车”，而且必须学会“开”车。同理，企业的“信息化”也包含了两个内容，即“信息”和“化”二者。前者是指企业组建了一套用电脑与网络来处理信息的系统(其最基础的部分即是ERP)，而所谓“化”则是指企业能够顺利地运用这套信息系统来进行管理工作。换言之，信息化不仅在建立一套信息系统，更强调了该系统在管理上的应用。这就像“开车”不只是看车本身的好坏，更要重视驾驶者的技术与修养，二者的道理是一样的。本书重点即在针对中小企业说明“信息化”的内容，其中“信息”部分主要谈的是ERP，而“化”的部分则是ERP的实施。管理信息化的目的：管理革新开车可以让我们跑的很快，但跑的快只是手段，其目的在节省时间。信息化可以让我们处理大量的数据，但这也是手段，其目的是为了企业的管理革新(ManagementUpgrading)，或称为管理的优化(ManagementOptimization)。这个道理和开车是一样的。革新就是改革、改善，或称为变革，也就是俗称“优化”的意思，其目的在获得“进步”。例如，我们将库存管理信息化后，可以随时且迅速地了解库存作业所产生的信息，把进销存等各项交易状况掌握的十分清楚，但真正的目的是在保障供应销售所需前提下，把库存水平尽量地降低，因而节省了大量的营运成本与经营上的风险。因此，我们强调了企业“管理”的信息化，而非仅是“信息”的电脑化而已。管理革新的本质则是“改变”：改变原有的想法和作法。坦白说：如果不愿改变，则革新根本不可能成功。为什么呢？有没有哪一种革新的方法是很自然的、一听就懂的、愉快的、人们乐于去做的呢？没有！为什么没有呢？因为任何革新的方法都要求改变原有的想法和作法，它违反了我们原有的“惯性”，而必将造成不舒适的感觉。因此，我们必须先作好思想上的准备，依循正确的革新方法论，切实地执行，才能成功。工作Tasks科技人员TechnologyPeople结构Structure钻石模式〔钻石模式〕Leavitt教授以“钻石模式”明确地指出：有效的变革需要“同时”改变“科技、工作、结构、人员”四大项目，缺一不可。其中任何一项保持不变，必定造成该科技实施行动的失败。因此，企业在信息化时不能专注在信息技术(IT)本身，而要更多地关注IT对人员、工作、和结构三者将产生的影响与变革。具体的做法将由人员的培训开始。管理信息化的关键：人员培训读者们将会发现：虽然管理信息化牵涉到许多信息技术以及管理技术的应用，其中有些技术问题还颇复杂，但就“应用面”而言都是一般人学得会，也可以充份掌握的技术。就像车子一样，某些制造车子的技术的确很复杂，但要学会开车并不困难，一般人都可以学会。那么，为什么许多企业信息化的行动却失败了呢？真正的理由只有一个：因为内部的人员没有先好好的学习。因此，我们强调：管理信息化的“关键”在于人员培训。本书的目的即在协助中小企业做好管理信息化的培训工作。信息化管理系统的建构信息化管理系统的构建可分成两个部份：选型与实施。本书专注讨论信息化的基础部分：ERP，故下列的说明均以ERP为主。“选型”是指选择信息系统本身的组成元素，即电脑设备与应用软件系统，其中设备部分又包含了网络与通讯的考虑。“实施”则是指将ERP软件系统导入到公司内的行动，其主要内容有二：人员的培训、流程与制度的调整。实施的目的在顺利运行ERP，即企业能顺