业务文件资料归档管理办法（暂行）1、为了加强公司业务档案的科学管理，更好地为公司各项工作服务，根据建设部颁发的《建设工程监理规范》（GB50319－2000）,《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50308－2001），特制定此办法。2、本办法适用于公司各监理部承揽的工程监理（包括与其他单位合作监理项目）、项目管理。监理业务档案的归档内容3、监理档案按《建筑工程资料管理规程》要求，分为两类：第一类为监理管理资料；其中包括：监理规划；监理实施细则；监理月报；监理会议纪要（包括专题会议纪要）；监理工作日志；项目监理部制订的管理办法及制度;监理工作总结（专题、阶段和竣工总结）；获奖证书。第二类为监理工作记录；其中包括，工程技术文件报审表；施工测量放线报验表；施工进度计划报审表；工程物资进场报验表；工程动工报审表；分包单位资质报审表；分项/分部工程施工报验表；工程复工报审表；月工程进度款报审表；工程变更费用报审表；费用索赔申请表；工程款支付申请表；工程延期申请表；监理通知及回复单；监理抽验记录；不合格项处置记录；工程暂停令；工程延期审批表；费用索赔审批表；工程款支付证书；旁站监理记录；质量事故报告及处理资料；见证取样备案文件；单位工程竣工预验收报验单；竣工移交证书；工程质量评估报告及工作联系单，工程变更单等。监理档案组卷原则4、监理管理资料类，按类型分别组卷的原则。（1）、综合卷：是由函概整个工程项目全貌的重要文件组成。其中包括：eq\o\ac(○,1)项目案卷总目录（必须装订）；eq\o\ac(○,2)监理招标文件，中标文件；授权委托书；eq\o\ac(○,3)合同评审、监理合同、协议（必须正本）；eq\o\ac(○,4)总监任命书（必须原件）；eq\o\ac(○,5)监理规划，监理实施细则；eq\o\ac(○,6)项目监理部制订的管理办法及制度；eq\o\ac(○,7)项目监理人员名单，分工及进场时间表；eq\o\ac(○,8)监理工作总结（专题、阶段和竣工总结等）；eq\o\ac(○,9)竣工移交证书；eq\o\ac(○,10)工程质量评估报告；eq\o\ac(○,11)获奖证书等；eq\o\ac(○,12)监理业务手册。（2）、监理月报（3）、监理会议纪要（包括专题会议纪要）。（4）、监理工作日志等。5、监理工作记录类：是分别以单位工程（具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建筑物）为组卷单位；以主要工程在先，附属工程在后为原则。每个单位工程则按专业或建筑部位形成的资料分别组卷。档案组卷的要求6、每个工程项目的组卷排序以综合卷为首卷。然后按监理管理资料类，监理工作记录类依次排卷。7、如某项资料未发生时，可不立卷，卷内资料少时相关的文件可进行并卷，并卷后的案卷题名并列；并卷后的资料可采用“分目录”分别登记，并用“卷内目录”登记“分目录”的种类；卷内资料较多时可组多卷。8、档案盒内以封面、目录、文件资料、备考表为序组卷。9、卷内文件资料按发生的时间顺序排序。（先发生的放在上面）。档案组卷质量要求10、归档资料必须真实反映业务过程中的实际情况，必须完整、准确；案卷力求美观、整洁，如有破损的应裱糊整齐。11、监理档案应以原件组卷存档，在不能使用原件时，可用复印件，并说明原件的存放处。12、工程资料应采用打印形式，手工鉴字；鉴字必须用黑色水笔填写，打印纸一律采用70gA4纸。13、对于国家及北京市重点工程项目，要求采用缩微制品的档案，必须按国家缩微标准进行制作。14、文件类可不装订。15、各种表格、资料类必须装订成册，装订时要剔除金属物，需用棉线，在左侧装订。业务档案的移交16、监理档案应在工程竣工验收后3个月内整理组卷，由监理部总监工程师审查后送公司工程部审阅并签字，然后向档案室移交，并填写《监理档案交接登记薄》。档案的保存期限与销毁17、档案的保存期限。（1）综合卷长期保存。（2）监理管理资料及工作记录的保存期为工程竣工后5年。（3）项目管理资料及工作记录的保存期为项目完成后5年。（4）咨询、招标代理业务资料保存期为10年。18、档案的销毁超过保存期的业务档案，经公司总工程师批准后销毁，并保存销毁记录。监理档案管理用样表附件1工程监理档案项目名称：案卷题名：编制单位：总监理工程师：编制日期：自年月起至年月止保管期限：密级：档号：共册第册档号本栏由公司档案室在归档时填写工程名称填写项目总名称及单位工程名称监理资料按有关监理规程或规范的要求