XXX机动车检验机构2023年机动车检验机构管理体系文件说明：根据RBT214:2017版编制而成文件编制编制日期年03月10日□总经理□管代文件接□行政部□品质部文件审核审核日期2005年03月06日收部门□物流部□财务部文件批准批准日期2005年03月10日□业务部□文件编号受控状态接收人员发布日期2023年03月27日☑受控□非受控发放编号1文件更改履历表序号更改人更改原因更改内容版本号2档案管理程序1.目的确保本站档案管理的规范。2.适用范围适用于本站档案的管理。3.职责行政办公室（综合室）负责本站各类行政文件、记录、资料的归档和档案的管理；技术质量管理办公室负责本站各类技术文件、记录、资料的归档和档案的管理；。4.程序内容4.1本站应将各类文件、记录、资料定期及时地归档，这些文件、记录、资料包括：4.1.1质量手册；4.1.2《程序文件》；4.1.3技术性文件、资料（如：各类指导书、标准、规范等）；4.1.4设备档案；4.1.5人员技术档案；4.1.6检测原始记录，检验报告；4.1.7质量记录，包括：a)质量监督记录；b)内部审核和管理评审记录；c)实验室间比对（能力验证）活动记录；3d)内部比对活动记录；e)投诉记录；f)各类纠正偏离和允许例外偏离记录等；g)新项目评审记录。4.1.8行政文件（包括本检测站内部和外部文件）4.1.9本检测站年度工作计划、总结、发展规划等4.1.10科技项目（包括科研、技改）档案4.1.11供应商、服务商记录4.1.12计量认证/审查认可证书4.1.13其它需归档的文件资料4.2各部门和相关人员在其质量职责范围内整理需归档的文件、记录和资料后，交行政办公室（综合室）或技术质量管理办公室文件档案管理员统一归档。文件档案管理员应检查归档资料的完整性和规范性，对符合要求的资料应作交接签收手续，不符合规定的文件有权拒收直至符合要求为止。一般一年集中收档一次。4.3文件档案管理员对接收的资料应进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，记录于归档登记表。必要时，应制定档案的分类大纲，编制检索卡片，建立台帐和查阅手续，编制档案保管期限表。4.4应有必要的设施保证档案贮存环境条件的符合性，如采取防潮、防尘、防蚁等措施。44.5档案存放地应有明显的标识，并采取有效的防护措施（如防盗、防火等），以保证档案贮存的安全。文件档案保管员应定期检查档案的保存情况，对损坏的档案，应采取修补措施。4.6档案不允许外借。档案查阅应由查阅人填写文件（档案）借阅、复制登记表，经办公室主任批准后，由文件档案管理员办理查阅。需复印的档案，由复印要求人填写文件（档案）借阅、复制申请表，由站长批准，文件档案管理员复印后将复印件交给需求者。4.7文件档案管理员应做好档案的保密工作。4.8超过存档期限的档案，由文件档案管理员填写文件（档案）销毁申请表，经站长批准后，由两个及以上的人员实施销毁。4.9档案保存期限行政办公室（综合室）和技术质量管理办公室在规定的期限内应保存下列档案：a)检测原始记录、检测报告副本，保存期限3年；b)测量不确定度分析记录，保存期限长期；c)实验室间比对、质量检查记录，保存期限3年；d)质量体系审核和管理评审记录，保存3年；e)开展技术校核活动记录，保存期限3年；f)新开展项目评审记录，保存期限3年；g)纠正偏离和允许例外偏离记录，保存期限3年；h)检测报告质量、仪器设备管理状况抽查记录3年；5i)客户投诉处理记录，保存期限3年；j)其它质量活动记录，保存期限3年；k)人员技术档案：保存到离开本站；。l)测量设备档案：保存到报废废前；m)检测站检测能力分析表：5年；n)分包实验室档案：保存到不分包为止；o)检测站法律地位及建制文件：永久。p)检测站最高管理者、质量负责人、技术负责人任命文件：永久保存；q)检测站中层干部任职文件，质量监督员、内审员、授权签字人聘任文件，永久保存；r)质量手册、《程序文件》和作业指导书，保存最新有效版本；s)其它应存档的记录。5.引用文件5.1《文件控制和维护程序》5.2《人员培训考核管理程序》5.3《仪器设备和标准物质管理程序》6