要、函。3本规定中所称的规范是指用文字、图表形式规定管理活动的内容、程序和方法，包括公司级的规范文件、部门级的规范文件、表单。3.1公司级规范文件是指由相关部门制订的适用于整个公司的制度、规定、规则、规范、指南、计划、总结等。3.2部门级规范文件是指适应于各部门内部的规定、规范、规则、指南、计划、总结等。3.3表单是指记录各种管理活动的单据。4合同文件指的是加盖公司公章，就某事项规范了公司与对方的权利与义务，具有法律效力的商务合同。5外来文是指收件人为公司或公司领导（公司领导私人信件除外）的传真件和邮件，以及公司办公室通过各种渠道收到的公司以外单位发往我公司的各类文件、资料。相关单位职责1公司行政文件由办公室负责统一管理，包括发放、传递、用印、保管和立卷归档，并负责监督文件精神的执行情况。2红头文件的审批、发布、归档、维护和监督，由办公室统一归管理。3公司级规范文件的审批、发布、归档、维护和监督由起草部门负责会签、审批、办公室负责发布、归档、维护和监督。4部门级规范文件由各部门自行起草、发布和实施，报办公室备案，并接受办公室的指导。5凡难以确定其是公司级规范文件还是部门级规范文件，由办公室确定该文件的类型及归管理部门。6合同文件的管理由合同执行单位拟订，法务部等相关单位审查，办公室归档、维护和监督。7外来文件由办公室负责管理，办公室外来文件管理人员在收到外来文件后应作好外来文件登记管理，并及时报送给相应接收部门或领导办理，外来文具体管理办法见深圳市比克电池有限公司《外来文件处理管理办法》。文件的起草1红头文件的起草由办公室负责或由办公室指定相关部门起草。2公司级规范文件、部门级规范文件、表单的起草由各部门按相关的规定执行。2.1公司级制度、公司级规定/规则/规范/指南、部门级规定/规则/规范/指南应包含的基本要点地位、作用和意义；指导思想、基本原则和实施范围；制订的依据；具体内容及实施的步骤、方法和手段；执行、监督、检查、解释、修订该项制度的部门及其相互关系；制订人和日期、审批人和日期、批准人和日期。2.2公司级制度、公司级规定/规则/规范/指南、部门级规定/规则/规范/指南起草应符合的基本要求基本符合国家方针、政策、法律、法规；符合公司实际情况，与公司有效的管理制度不相冲突;具有针对性、适用性、可操作性、可检查性；重点突出，结构严谨，条理清楚，言简意赅，用语、引文准确，标点符号使用恰当。以流程图方式表示相关流程和工作程序，在流程图中注明主要控制点、责任部门及所需工作时间等。2.3公司级制度、公司级规定/规则/规范/指南、部门级规定/规则/规范/指南如属新制订一般规定为“试行”或“暂行”。3合同文书的起草由合同的执行部门起草。文件的审批和签发1红头文件的审批填写《文件处理单》报相关领导审批，副总裁批准、填写《发文用纸》报总裁或总裁授权的常务副总裁或总裁助理签发。2公司级规范文件的审批。2.1公司级制度、公司级规定/规则/规范/指南，公司级计划由文件的制订部门的各上级领导审批，其它相关领导和部门会签，副总裁批准、总裁或总裁授权的常务副总裁或总裁助理签发。公司级制度、公司级规定/规则/规范/指南的审批应填写《制度会签表》，公司级计划/总结填写《文件处理单》，签发填写《发文用纸》。2.2公司级制度、公司级规定/规则/规范/指南，经部门制订后填写制度会签表，由各部部长初审，初审的重点是：提法是否同已出台的有关制度重复或冲突；规定是否符合实际，是否具有合理性和可操作性；涉及的部门是否经过协调，意见是否一致。另外还要审查概念是否准确、措辞是否恰当、条理是否清楚、语法是否规范。初审通过后交总监审核，总监审核通过后再由部门负责组织相关制度的会签。会签单位包括制度内容所涉及的相关部门。3部门级规定/规则/规范/指南、部门级计划/总结审批至部长或总监，无需签发。制度的审批填写《制度会签表》，部门级计划/总结审批时填写《文件处理单》。4表单审批至各部门部长，无需签发，审批时填写《文件处理单》。5合同文件的审批按公司相关规定执行。发文规范1凡涉及两个或两个以上部门的行政文件的发文由办公室统一发文。2红头文件的发布范围和方式由办公室或起草单位决定，一般通过OA等电子媒介发布，如起草单位认为需要可书面张贴。所有规范文件的发布范围由起草单位根据实际需要确定，并在《制度会签表》或《文件处理单》上详细填写，发布形式有两种：纸介质或网络电子介质（OA）。部门级规范文件由部门自行决定发布范围和方式。3所有行政文件都应统一进行分类编号，编号办法见附件3。4所有红头文件的格式为：红头文件名称，文件编号，文件标题，正文，制定日期，主题词，主送单位，抄送单位，印刷单位