沪冠东技发(2008)337号关于颁发《物资采购管理办法》的通知公司各部室：为加强和规范公司的采购管理，确保公司生产经营的正常进行，同时使采购工作优质、高效地进行，结合本公司实际情况，特制订《物资采购管理办法》,请遵照执行。特此通知。附件：物资采购管理办法上海冠东国际集装箱码头有限公司二○○八年四月十五日沪冠东技发(2008)337号物资采购管理办法1.主题和范围为加强和规范公司的采购管理，确保公司生产经营的正常进行，同时使采购工作优质、高效地进行，特制订本办法。本办法适用于公司装卸机械、备品备件及其它各部门申请物资的采购。2.相关定义2.1.A类物资：从事装卸作业的装卸机械、估价超过50万人民币的他设备。2.2.B类物资：确保装卸机械正常运行所需的备品备件。2.3.常用物资：公司正常生产维修而经常使用、随时需要、有一定消耗规律的备件材料及其它部门申请物资，如：电脑耗材、劳防用品、办公用品、生活用品等。2.4.利库：根据物资需求申请，核查库存，确定可利用的库存物资数量。3.A类物资采购工作规程3.1.原则上，A类物资的采购根据国家《招标法》规定采用邀请招标的形式，特殊情况需要定型采购的，由主管部门编写专项报告，经公司批准后由工程技术部物资组实施比价采购。3.2.由需求部门根据生产的需要，提出A类物资的需求专项报告，由主管部门负责专项费用申请，报公司总经理审批。3.3.工程技术部收到经总经理批准的专项报告和费用申请批复后，组织成立项目小组，项目小组的组成人员应包括负责商务条款编2008年4月15日批准2008年4月15日实施沪冠东技发(2008)337号写的物资组成员、负责技术条款编写的主管部门人员和财务管理人员、合同管理人员以及纪委工作人员，项目小组由组长负责各方面工作。3.4.项目小组编写采购招标文件和招标请示，经工程技术部经理审阅后上报公司总经理批准。3.5.投标后，由项目小组成员对供方的资信及投标物资的技术性能、参数、质量、价格、交货期、售后服务、零件供应等综合水平进行审核、分析、评比，评定出性价比优秀的投标方，提出书面评标请示，经工程技术部经理审阅后，报公司总经理审批。3.6.评定报告经总经理批准同意后，项目小组成员应会同相关部门与合格供方进行技术和商务谈判，签订购销合同。3.7.由项目小组负责在合同执行过程中检查履约进度，收集过程资料。3.8.合同货物到货后，由项目小组负责按合同条款组织相关人员进行验证，并将验证结果记录在《合同履行质量验收单》上。3.9.合同货物验收通过后，由项目小组负责将所有采购过程资料交档案室保存。4.B类物资和常用物资采购工作规程4.1.需求申请的编制4.1.1.需求申请的分类物资需求申请按时间分为月度需求申请和临时需求申请两类。4.1.1.1.月度需求申请是指某月内按预定的设备设施修理项目、其他部门常用物资需求及为库存储备需补充而制订的物资需求申请。4.1.1.2.临时需求申请是指临时性增加的设备设施修理项目、其他部门临时需求或月度需求申请中经公司批准同意的设备设施修理项目中材料申请不足的补充物资及为解决装卸机械设备设施突发性故障2008年4月15日批准2008年4月15日实施沪冠东技发(2008)337号而制订的物资需求申请。4.1.2.需求申请的创建和提交物资需求的申请由各申请部门通过物资电脑系统向工程技术部物资组提交。4.1.3.需求申请的填写要求各申请部门应在物资电脑系统内完整、准确地填写“物资代码、需求数量、用途、需用日期、费用批号”等信息，对临时计划还需填写“申请理由”及“急用数量”、“建议库备数量”。4.1.4.需求申请的上报时限4.1.4.1.对由工程技术部申请费用的当月月度需求申请需于上个月15日前(节假日顺延)通过物资电脑系统上报工程技术部物资组，并在每月20日工程技术部例会上进行项目审议，对非工程技术部申请费用的当月月度需求申请需于上个月18日前(节假日顺延)通过物资电脑系统上报工程技术部物资组，急需采购项目需在电脑系统中表明临时计划并注明临时申请的原因，超过18日上报的下个月月度申请，电脑系统将自动判断生成临时计划。4.1.4.2.临时需求申请由主管部门在获得费用批号后根据项目实际使用需要提前上报，特殊情况下无法及时获得费用批号的，需先报经财务主管人员同意落实费用。4.1.5.需求申请的受理时间4.1.5.1.物资组在接到月度需求申请后，在每月25日前做好月度需求申请的汇总和费用预算申请(非工程技术部主管物资的费用预算由相应主管部门编制申请提交财务会计部)