档案管理规定一、目的为加强公司档案管理工作，有效保护和充分利用档案，特制定本规定。二、范围本规定主要包括公司各类档案资料的形成、分类、鉴定、保管、归档、借阅、保密、统计、销毁、监督检查、惩罚措施等管理内容。三、管理机构及职责行政人事部是公司档案归口管理机构。负责档案材料的贮存、利用和开发。其主要职责是：1、档案负责人负责组织和管理公司各类档案，即各职能部门的档案形成、积累、整理、归档工作，再由办公室主任进行监督和检查；2、各部门对本部门所形成的各类档案材料的管理负责，应即指定专人按规定对本部门形成或接受的各类应归档的材料进行收集、积累、整理工作,并定期把整理好的材料交给行政内勤部归档。3、管理人员是档案的形成与利用者，应对自己所形成档案材料的真实性、准确性及完整性和归档的及时性负责，对所利用的档案负保护和保密责任。四、档案分类公司的档案按类型分类划分为文书档案、科技档案、会计档案、声像电子档案、实物档案。1、文书档案包括行政管理、人事管理、工程管理、经营管理等活动中直接形成的，保存备查的文件材料。2、科技档案是保存备查的直接记叙和反映科技、生产活动的科技文件（含Fax、E-mail）。分为以下几类:（1）工程档案——包括工程设计、技术引进、设备设计、工程承包管理及供应厂商档案等。（2）项目档案——包括工程项目的规划、设计档案，施工档案和竣工档案。（3）设备档案——包括设备购置文件，随机文件和设备安装、使用过程中形成的文件。（4）设计资料──包括方案报价、可行性研究、投标文件、各专业合同及技术协议谈判的记录、施工图、效果图、计算书、工地修改通知单、竣工图等以及上述资料的电子版文件。另外，也包括设备技术规范书、设备采购合同及技术协议、设计以及施工的分包合同、分包控制记录、与设计有关的所有来往传真和电子邮件等以及其上述资料的电子版文件。（5）成品文件──需要经过印制出版环节才能使用的、对外的工程资料文件。（6）非成品文件──是在项目进展过程中产生，不需要经过印制出版环节的、不对外的工程资料文件。3、会计档案是指在公司经营管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、其他有关会计资料。4、声像、电子档案声像档案是以声像记录材料的特殊载体为主，文字说明为辅的一种历史记录。电子档案是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。声像、电子档案包括录音、录像、底片、照片、磁盘、光盘档案、E-mail等。5、实物档案是指各单位工作中形成的一些具有保存价值的实物。主要包括资质证书、职称证书、资格证书、奖状、奖品、纪念品以及失效印章等。五、档案的鉴定1、公司档案鉴定工作由公司领导、部门负责人和档案管理人员组成鉴定小组，按规定负责鉴定。2、档案鉴定小组,定期对档案进行鉴定。3、公司档案保管期限分为永久、长期、短期三种,随着发展的需求，保管期限的调整，由鉴定小组决定。4、公司档案密级的划分、调整及解密,由档案形成单位或小组提出，由公司保密领导小组确定。六、档案的保管1、档案保管工作应做到五不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（不使档案丢失）、不泄（不使档案泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。2、各类档案载体要按其材料性质及用途分别装入具有保护功效的资料袋、盒、夹等内形成保管单位，防止破损,便于保存。3、各类档案应按类别整齐有序地排列保存于密集架、资料柜内。磁盘、光盘等电子档案应置放在专门的防磁柜内，密级档案资料应专人专柜保存。4、档案库房要注意防盗、防火、防光、防尘、防潮、防污染、防有害生物，注意调节适宜的温湿度。为保证安全,非管理人员不准进入库房。5、库房管理人员要经常检查各类档案载体字迹变化、发霉、生虫、破损等情况，及时修复破损、变质档案。对声像电子档案应定期重绕或复录。七、立卷归档1、公司档案的归档时间：凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交综合管理部立卷归档；档案文件材料名称归档时间科技档案工程档案工程图纸及资料形成后立即归档项目档案按工程进度，阶段性归档设备档案在设备验收后及时归档设计资料档案工程竣工验收后即时归档文书档案行政管理档案即时归档会议资料档案即时归档经营管理档案每月月底会计档案由财务部门保管人事档案每月月底声像、电子档案即时归档实物档案即时归档2、立卷归档的要求：（1）各部门及单位兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文书档案资料，行政人事部立卷归档；（2）移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份；（3）归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复