物资采购制度（试行版）第一章总则第一条为了确保工程进度正常进行，合理使用采购资金，努力降低采购成本，规范物资采购行为。决定实行物资集中采购管理，并制定本制度。第二条物资集中采购领导小组的组成以及小组及各组员的职能权限：物资集中采购领导小组是物资集中采购的领导机构，负责审核物资集中采购的有关管理制度；对物资集中采购的程序、采购物资的质量、价格进行监督；协调物资集中采购管理工作。一、领导小组组成：由总经理、综合部、项目部、商务部和采购部组成。二、各组员职能权限：总经理：做出最后决策；综合部：采购物资的入库与价格的监督；项目部：准确提供材料计划及参与相关的验收；商务部：核对项目部提供需采购的数量及合同的签订；采购部：及时供应质优价廉的满足我方付款方式的物资。第三条项目部和其他部门需要外购的物资均纳入集中采购管理的范围，包括固定资产与办公用品。第二章采购供应程序采购计划一、由项目部提供进度计划，包括总进度计划、季度计划、月计划、周计划；二、由项目部在进度计划基础上提供相应的材料计划；三、采购部严格按照项目部提供的总体工程进度计划及材料计划制订材料招投标采购计划，制定整个工程的总采购计划（依据总工程进度计划，尽可能在项目开始前提供）、季采购计划（依据项目部季工程进度计划，每个季度的第三个月20日前提供下季度计划）、月采购计划（依据项目部月工程进度计划，每月25日前提供下月计划）。其中月采购计划原则上提供一家以上供应商的价格及联系电话，同时以天为单位报月采购计划。上述计划均应由项目部及时提供材料计划（即采购项目的具体要求、数量和具体时间）。上述计划须报经采购部经理、项目部经理、商务部经理、综合部经理与总经理审批。请购。请购严格依已批准的月采购计划按周编制（等同周采购计划）；请购必须经过项目部、采购部、综合部及总经理的审批。月采购计划外的采购项目的请购必须经过项目部、商务部、采购部、综合部及总经理的审批。月采购计划内项目的请购权在综合部的仓管员，月采购计划外项目的请购权在项目部，但必须统一由仓管员将请购表交与采购部。一、月采购计划内项目的请购程序：⑴每周二上午九点前仓管员将下周的请购表交与项目部审核，项目部在当日中午前将审核过的请购表交与仓管员；⑵每周二中午前仓管员将下周的请购表交与采购部；⑶采购部在每周四中午前将下周（必须含三家以上供应商的询价表）的请购表及供应商自制的询价表交与综合部审核；⑷综合部将总经理已审批过的下周请购表在每周六中午前交与采购部，并回传一份给仓管员，仓管员收到后复印一份给项目部等相关部门。（审批原则：按照采购物质的询价表对应的合理底价确定供应商）。二、月采购计划外项目的请购程序：（原则上不允许有计划外请购），项目部将已经过商务部与总经理审批过的计划外采购项目用计划外请购单表格的形式交与仓管员。仓管员依上述月采购计划内项目的请购程序。三、紧急情况下采购只适用于请购计划以外而影响工程进度不得不马上采购的情形。由项目部有关部门申请（申请原因事先要说清，相关责任事后再定），经生产经理、项目经理及商务部批准后交采购部，采购部正式采购前将单价告知综合部经理，综合部审核后通知总经理进行审批。但事后付款或报销时，要有合理的解释理由并由项目部经理签字确认。（很紧急情况下可以口头批准，事后再补相关手续。）四、仓管员应在请购表上填写物资的名称、规格、型号、数量、产地、质量要求、需求日期等；采购部应在请购表的每个物资栏目上填写相应的三家以上供应商的询价信息及联系电话等。采购员必须依已批准的请购单进行采购，不能盲目、超前采购或采购不及时，造成超储积压或者供应脱节的情况。第六条采购供应。采购部接到经过审批的《请购表》后将项目部所需物资列入采购计划，并按《请购表》要求实施采购供应。采购员应掌握市场变化规律，熟悉各类物资的基本信息，按时、按质、按量、按要求向项目部提供计划采购的物资，提供优质服务，并做到价格及付款方式合理，努力降低经营成本。不得向项目部部供应质次价高和请购外物资。在请购表批准后正式采购前，采购部应向项目部提供不少于三家供应商的样品及报价，经供需双方验质、核价后，选择质优价廉的供应商，实施采购(如未选择周请购表中价格最低的供应商，请说明原因并要求项目部经理签名确认，再传综合部报告总经理书面同意后方才采购)。项目部及其它部门因较熟悉本行业务，也可以向采购部提供有关供应商的信息（产品、价格、联系电话等），供其参考比较。采购方式小批量物资采购经采购部经理批准后，由采购员直接采购；一次性采购量较大或市场上质量与价格差异较大且涉及范围较广的物资采购可采取公开招标的形式进行采购；一次性采购数量虽然较大，但不适合进行公开招标或招标成本与采购项目的价值不相称的可采用竞争性谈判、询价等采购方式。